OA行政模块流程设计方案.doc

OA行政模块流程设计方案 一、档案管理 1、具备报表和表单功能。 2、有详细的控制权限。 3、明确的工作流程和准确的表格设计。 4、增设电子图章、电子签名系统 5、档案上传表单项不够丰富，上传完毕后按照时间顺序自动存档 档案管理的流程： （一）档案类别： 按性质分类： 1、外来外文件材料（WL）2、资质、资信类(ZX)3、公司管理类文件(GL)４、人力资源类(HR)5、财务、审计类(cw)６、经营类(jy)7、工程基建类(GC)8、技术研发类(JS)9、安全类（AQ）7、电子类文档(DZ)8、其他类(QT) 编号采用：机构年度—性质—件号。复合分类方法 一、文件的归档功能 文件审批完毕后提交或者转存或新建时出现档案基本信息表对话框，提交者填写相关内容，其中档案编号按照档案库中的时间顺序自动生成，点击保存，原个人OA账户中的文件自动删除。但保留该档案的批示流程。其他经济合同类型文件扫描后定期上传；具备上传附件功能。 文件归档表 机构 档案编号 名称 保存期限 密级 成档日期 责任人 档案状态 档案所在地 备注 （归档流程图）档案管理员单独权限 二、检索借阅功能 根据密级和类别设定检索权限，（相关权限见下表） 档案借阅权限表 绝密 机密 秘密 普通 总裁 事业部经理 普通员工 （档案利用程序） 《档案借阅表》关键字段 机构 档案编号 名称 保存 期限 密级 成档 日期 责任人 档案状态 档案所在地 借/阅 时间（天） 备注 审批人 主管领导 总经理基地 事业部经理 总裁审批 三、档案的销毁流程 档案根据保存期限档案库进行自动提出过期提示，档案管理员对过期档案每季度整理一次，并上报总裁申请档案销毁，总裁批准后，各保管部门管理人员协同监销人员对纸质文档进行销毁。 增设档案管理员为档案管理员设置管理权限对日常档案进行维护（档案管理员可见）。 四、集团档案管理整体流程图 文件材料根据 文件材料 根据材料分类标准进行分类 部分纸质档案电子化后上传 OA部分档案已自动上传 档案电子数据库 检索功能 根据档案密级设计 进行检索权限控制 档案利用 二、固定资产管理 功能简述： 能随时录入固定资产信息 有完善的固定资产购置申请表 具备完善数据库动态更新能力 固定资产申购、异动、变更、报废、清理的程序完善。 相关固定资产申购、异动等变动时，经相关审批权人审批完毕后相关数据能够自动转入数据库。 主要程序包括：固定资产的申请购置批准程序；固定资产台账表格；固定资产的异动与变迁程序，固定资产的盘查程序，固定资产的报废处理清理程序。 固定资产申购程序 固定资产申请单 申请部门： 型号 规格 资产名称 主要附件 名称 规格型号 数量 名称 规格型号 数量 申请理由： 申请人 部门经理 行政经理 财务经理 负责人 程序网上签批后根据权限跳转至下一审批人。（申请流程图）部门共用固定资产由部门主管提出申请，显示未备案的财务部门不予核销购买发票。 个人提出固定资产购置申请 个人提出固定资产购置申请 本部门主管确认 本部门所属预算控制单位财务部门核定 固定资产管理部门备案编号 批准权人批准 完成 采购员 验收 采购程序 送达 自动转接到数据库 （申请程序） 固定资产台账管理 固定资产台账表（固定资产管理） 单位名称：（规范汉语拼音头字母） 类别：生产设备类（SB） 固定资 产编号 资产名称 主要附件 规格 型号 制造商 使用 部门 责任人 资产 状态 原值 残值 购置 日期 填表说明： 1、资产名称中应对设备应简单描述包括：是否有附属动力设备和传导设备等。 2、固定资产编号：填写固定资产卡片上的编号。 3、规格型号一栏：填写设备的规格和型号（见铭牌） 4、责任人：填写设备的管理人生产设备一般为设备管理人（或部门）办公设备后勤设备为使用人。 5、资产状态：分为：正常（正在使用）、搁置（设备完好暂时搁置不用）、报废（设备没有使用价值）。 6、生产厂家为：设备的生产厂家。厂家不明确的填写“不明”。 7、购置日期：填写设备的进场日期.（如合同遗失的填写设备的生产日期）。 固定资产异动程序 异动表 固定资产编号 资产 名称 主要 附件 规格 型号 制造商 主要 附件 购置 日期 制造商 使用部门 责任人 异动 理由 转入 部门 经办人 转出部门经理 总经理 公司内部的权限是基地总经理，跨部门的为上一级主管领导负责审批