生产运作管理程序.doc

（1） 史康公司的流程再造 1．公司简介 史康公司成立于1988年，为一家高尔夫球杆制造商。公司成立的头两年生产铝制杆头；1990年增加生产线，生产锌制杆头；1992年又增设了组杆部。产品百分之百外销。每月营业额约为新台币6400万元。且平均每年约增长新台币500万元。由于业绩成长迅速，相对的工作量也增加许多，业务部也由原来的4人增到5人，原以为业务可得到改善，结果却不然，员工非常忙碌，仍然需要加班。因此，公司决定针对业务部门实施再造工程。 2．业务流程的再造工程 史康公司的业务流程再造将依张保隆等人所提出的八项步骤来实施，现介绍如下： 步骤一：宣传与沟通。 任何新政策（或变革）能否成功与事前的宣传沟通有着密切关系。公司执行业务流程再造亦然。本阶段的重点工作可分为四大项：首先，管理者/决策者与专家沟通，认识业务流程再造的意义；其次，通过各种传播途径（标语等）告诉员工，执行业务流程再造是公司的既定政策，必须做好；第三，遴选再造工程的推广人选及负责人；第四，从事有关业务流程再造培训，例如，教育员工业务流程再造的意义，培训员工如何配合执行业务流程再造。 步骤二：确定顾客的需求和公司内部的目标 从顾客满意调查表的统计分析知道，史康公司的顾客有三方面的需求： (1)缩短订单交付的时间。 (2)产品规格准确无误。 (3)对业务流程的详尽了解。 公司内部的目标有： (1)精干的事务人员。 (2)顺畅的业务流程。 (3)完整而且无误的流程资料。 ． (4)全公司业务流程计算机化。 步骤三：诊断现有程序。 由于工厂的生产能力尚足以应付日益增长的订单，因此，现有程序的诊断应以业务流程为主，包括接单作业程序及出货作业程序两部分。 接单作业程序包括以下六个步骤：①顾客传真订单；②根据订单，核对规格表，确定产品各项规格及交货期；③依订单流水编号，重新编制生产编号并登录；④登录后，填写二联生产通知单(一联送厂务，一联送仓库订外箱)；⑤将订单明细登入订单汇总表；⑥将订单影印两份，分别存入顾客档案和订单档案。 出货作业程序则包括以下五项步骤：①厂务将排好的生产计划表一份给业务部；②将订单汇总表的各项资料(如顾客、交货期、订单编号等)登入生产计划表；③开立四联出货通知单，出货、业务、会计课、门卫各执一联；④在订单汇总表上登入出货日期；⑤出货后，将报关行寄来的提货单、商业发票及装箱单寄给顾客。 经过诊断发现上述接单及出货作业存在如下问题：①所有事务性业务均是用手工记录，费时又容易发生错误；②业务资料(如顾客资料、出货文件、请款资料)分别由四位业务人员各自管理，不统一，若业务承办人员不在，其代办人员无法迅速取得正确资料；③从接到订单开始，经登录至订单汇总，抄写生产通知单，待厂务排出次月生产计划后，再将订单汇总表资料誊写到生产计划表，并于出货前再填写出货通知单，订单内容重复抄写四次；④交货期的安排是依订单汇总表，层层计算已接单数，再视当月的生产能力进行的，程序繁杂，加之人工计算，不但费时，而且易发生错漏；⑤当月营业额等资料加总费时；⑥顾客的催款、折扣、退佣金等资料整理太慢。 上述接单及出货两项业务程序的问题可归纳为：①所有作业均为手工处理；②重复作业过多；③容易造成错误及疏漏；④数据统计、分类太慢且有错误；⑤工作效率低。 步骤四：修改现有程序。 针对上述问题提出下列六项改善方案： 方案一：建立全公司的信息管理及网路系统。 方案二：在信息管理系统中建立完整的顾客数据库，将顾客的各项资料(如地址、电话／传真号码、付款方式、信用程度等)统一由该系统管理。 方案三：系统中设计一订单管理功能，以整理、打印、管理所有订单资料，达到快速重复誊写各项报表及文件并正确安排交货日期的目的。 方案四：建立价格数据库，准确、迅速地处理有关营业额及向顾客报价的报表。 方案五：通过货款数据库管理商业发票、金额、出货日期、付款方式、付款日期、货款汇入等资料，达到正确、快速、主动地掌握付款状况。 方案六：利用出货数据库正确地管理各项出货资料并打印各种文件及报表。 步骤五：设立工作基准。 针对顾客的需求及公司内部的目标，制定如下基准：①从顾客下订单到出货的过程时间不超过18天；②规格错误率低于4％；③业务计算机化、标准化；④资料错误率低于6％；⑤所有业务报表、文件的处理不超过6小时；⑥业务人员由5人降为4人。 步骤六：设计再造。 经过第三、第四步骤，对现用程序进行诊断及修改后，用流程图的方法来描述史康公司接单及出货业务的流程。该业务再造流程参见图1。 步骤七：执行再造流程。 史康公司共花费了7个月的时间精心地组织前六个步骤的实施，又花费了4个月的时间执行再造流程。最后，业务人员都能适应该再造流程及公司的信息管理系统，能够在规定的时间内完成各项业务。 步骤八：绩效评价。 评价的项目以所设立的