问题二、公文应如何标示.docVIP

問題一、公文應如何標示？說明： 承辦人於辦理簽、令、函、書函、開會通知單、公告稿等，應將簽辦情形例如「簽」、???????????「簽稿併陳」、「先簽後稿」或「以稿代簽」於「左上角」標示。一文多稿應於「左上角」???????????標示「一文○稿第○稿」。例如：一文有5稿應於第1稿「左上角」標示「一文5稿第1稿」；???????????第2稿「左上角」標示「一文5稿第2稿」依此類推。以上標示主要方便審核及長官批示以免遺???????????漏 問題二、何謂「簽」、「先簽後稿」、「簽稿併陳」及「以稿代簽」？說明：?????(一)、「簽」係指依案情需要提出具體處理意見或解決問題之方案簽請核示。簽應依「主旨」、???????????????「說明」、「擬辦」3段式辦理。案情簡單之「簽」，可使用便箋，不分段，以條列式簽擬。 ?????(二)、「先簽後稿」指案情內容複雜，必須先行簽准後再辦稿之案件。例如：????????????1、制定、訂定、修正、廢止法令案件。????????????2、有關政策性或重大興革案件。????????????3、牽涉較廣，會商未獲結論案件。????????????4、擬提決策會議討論案件。????????????5、重要人事案件。????????????6、其他性質重要必須先行簽請核定案件。?????(三)、「簽稿併陳」指簽及稿二者均需經由首長核准始得發文，可將簽與稿一併陳核。例如：????????????1、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。????????????2、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。????????????3、須限時辦發不及先行請示之案件。?????(四)、「以稿代簽」為一般案情簡單，或例行承轉之案件，可「以稿代簽」。???????????????（文書處理手冊19(1)2）。 問題三、如何區分「函」與「書函」（或使用時機）？說明：?????(一)、相同處：結構均有主旨、說明、辦法等。?????(二)、相異處：????????????1、使用「函」的4種情況；（文書處理手冊15(1)4）??????????????(1)、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。??????????????(2)、下級機關對上級機關有所請求或報告時。??????????????(3)、同級機關或不相隸屬機關間行文時。??????????????(4)、民眾與機關間之申請或答復時。????????????2、使用「書函」的2種情況：（文書處理手冊15(1)6）??????????????(1)、於公務案件尚未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。??????????????(2)、替代以往之便函、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉發答復簡單案情，??????????????????????寄送普通文件，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。????????????3、「函」之文末應使用首長職銜簽署，且首長職銜之後僅可書「姓」，名字則以「○○」??????????????????????表示。「令」、「公告」與「函」相同。????????????4、「書函」之文末則書寫機關全銜（本校全名）。 問題四、速別之使用與公文夾的選擇？說明：?????(一)、「速別」係指希望受文機關辦理之速別。承辦人應確實考量案件性質，填列「最速件」或???????????????「速件」等，普通件得不必填列。最速件公文辦理期限僅為1日、速件3日、普通件6日。 ???????????????承辦人應謹慎選用。公文速別中並無「特急件」種類，處理方式視同「最速件」。（文書處 ???????????????理手冊31(1)、82(1)）?????(二)、文書之陳核、陳判過程中，可以使用公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分，最速件用紅???????????????色公文夾、速件用藍色公文夾、普通件用白色公文夾。（文書處理手冊37）。?????(三)、承辦人對所經辦之公文，自簽辦之日起至發文之日止，應注意處理流程各階段之查催，以免 ???????????????造成作業困擾與延誤。（文書流程管理手冊）?????(四)、經辦文件應依規定期限辦結，必須展期時，報請權責主管核准。（文書流程管理手冊）問題五、發文附件及標示應如何處理？說明：?????(一)、承辦人應依規定備齊附件種類。附件以正本受文者為限，如需附送副本收受機關或單位，???????????????應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」以免遺漏。???????????????（文書處理手冊49（5））?????(二)、發文