第4章 办公数据的处理.pptVIP

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第4章 办公数据的处理

第四章 办公数据的处理 2.1 Excel数据库及其数据计算 2.2 Excel数据库的数据管理和分析 在日常办公事务中,经常有大量的数据需要处理。例如,职工工资表中数据的计算、汇总和分析;又如分期付款方案中的数据计算和分析等。 Excel具有数据库管理、计算和分析功能。使用Excel的数据库功能能够对数据清单进行查询、排序、筛选和分类汇总等操作,从而实现对Excel工作表中的数据进行高效加工和分析利用,并预测其发展趋势。 4.1 Excel数据库及其数据计算 在关系数据库中,一个数据库通常由若干个互相关联的二维数据表构成。一个二维数据表就构成了一个最简单的数据库。二维数据表由若干个行和列组成。数据表中的每一列称为一个字段,每一列的第一行为字段名,以下是该字段的值,同一列的数据的类型必须相同;数据表中除了列标题行之外,其他行称为记录,一个记录由若干个数据项(字段值)组成。 【实例4-1】制作工资表,要求作如下各项计算: ?计算住房补贴。(住房补贴=基本工资×20%) ?计算应发工资。(应发工资=基本工资+住房补贴+奖金) ?计算所得税。 注:应纳所得税的计算公式如下: 每月应纳所得税额=每月应纳税所得×适用税率-速算扣除数 速算扣除数=前一级的最高所得额×(本级税率-前一级税率)+前级速算扣除数 每月应纳所得额 =月工资、薪金所得-2000元(即:应发工资-2000元) ?计算实发工资。(实发工资=应发工资-所得税-其他扣款) “工资表”是二维行列表,即数据表,可将其作为Excel数据清单来处理。 4.2 Excel数据库的数据管理和分析 【实例 4-2】将“工资表(计算)”工作表中的数据清单复制到“工资表(分类汇总)”工作表中,然后要求完成以下操作: 在“工资表(分类汇总)”工作表中,对数据清单进行排序。要求以“部门”作为主要关键字,排序方式升序;以“籍贯”为次要关键字,排序方式降序;以“应发工资”为第三关键字,排序方式升序; 求各部门实发工资的平均值。 制作各部门实发工资的平均值的三维簇状柱形图。 数据清单中的数据记录是按照其创建时输入的先后顺序排列的。这种数据排列的顺序通常不能满足数据处理的需求。Excel排序功能则将数据清单中的记录按照指定条件重新排列,以便对工作表数据进行比较和分析。 求各部门实发工资的平均值就是按“部门”对“实发工资”字段进行分类汇总,汇总的方式是求平均。 分类汇总操作的要点是:要先对数据清单进行排序,然后才能进行分类汇总操作;排序所根据的关键字段与分类汇总所用的关键字段要一致。 【实例4-3】将“工资表(计算)”工作表中的数据清单复制到“工资表(筛选)”工作表中,然后要求完成以下操作:  在“工资表(筛选)”工作表中,筛选出籍贯为厦门且在销售部门工作的职工记录。  取消全部字段的筛选条件并退出自动筛选状态。  筛选出应发工资在3000至3500元之间(包括3000和3500元)的职工记录。  筛选出籍贯是福州的且应发工资小于3500元或者在财务部工作且奖金大于150元的职工记录。  本例的第1个问题可以用Excel自动筛选的功能来实现;第2个问题是第1个问题逆操作;第3个问题是自定义条件筛选;第4个问题是高级筛选。 【实例4-4】“新亚公司”工作簿中的“职工简况表”工作表如下图所示,要求建立名为“职工简况数据透视表”的数据透视表。  数据透视表是通过执行“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令而建立的。执行“数据透视表和数据透视图”命令后,将在“数据透视表向导”的指引下完成3步骤操作,从而生成数据透视表 。 只要在“基本信息”区输入房屋面积、房屋售价、首付金额和贷款年限,“贷款信息”区就自动计算出总金额、贷款金额、贷款月份、每月还款额、本息总额和总利息。  “银行利率”区和“基本信息”区中的房屋面积、房屋售价、首付金额和贷款年限的数据应设置保护,以保证数据的安全;“贷款信息”区的数据通过计算求得,Excel函数分为11类,共有上百个函数,本例宜选用“返回年金的定期付款额函数PMT”来计算每月还款额;“使用说明”区的信息是为了增加可读性。 (2)使用高级筛选命令  1)选定数据清单的数据区域。  2)选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“高级筛选”子命令,打开“高级筛选”对话框。  3)设置筛选的方式、“条件区域”和“复制到”区域,如下图所示。 返回 5)单击“高级筛选”对话框中的“确定”按扭,筛选结果如下图所示。 返回 4.2.5 数据透视表  数据透视表是对数据清单进行分类汇总而建立的行列交叉表,或说数据透视表是行列交叉的分类汇总表。它可以转换行和列用,以不同的方式显示分类汇总的结果。数据透视表是分析、组织复杂数据表的有力工具。  建立数据透视表并

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