第七章公文处理程序的特点与变迁.pptVIP

三、流程重组的方式 在电子环境中，重新调整文件、档案管理的各个环节之间的线性前后顺序，通过环节前置、后延、叠交等各种方式对整个文件生命周期的各项工作实施连续性控制和全程管理。 （一）环节前置 着眼于超前控制，将一些关键环节提前至文件生成之际。这是文件生成过程控制的非线性最显著的表征。这些关键环节包括： 1.提前并实时归档 2.提前鉴定、鉴定与鉴别同步 3.提前著录 * （二）环节后延 着眼于全程管理，将需持续的环节向后延伸。原来只在某一个时间点上完成的特定环节在电子环境中可能需要在一个连续的时间段上持续完成直至跨越电子文件的整个生命周期。这是与传统流程线性、“平面”设计的最大不同之处。 上述各个环节在前置的同时还需后延，归档、鉴定都不是一蹴而就的环节；著录必然贯穿于电子文件的制作、处理、归档、迁移、利用等各环节之中，除了满足编制检索工具的需要之外，还要承担起维护电子文件真实性的重任；电子文件的信息保护与载体保护更是贯穿始终。 * （三）环节叠交 即就系统而言，某些环节可能存在功能交叉或包含关系、时间重叠或相互穿插现象。这是电子环境中文件、档案一体化管理的必然结果。 比如：鉴定、著录、归档同时在文件形成之际进行。 又如：登记与著录、分类与归档、鉴定与鉴别、归档与鉴定等交织在一起。 * 四、流程重组在系统中的实现 首先，在电子文件管理平台上，一体化与全程管理的理念应体现得更加彻底。文档管理软件的设计应协调原来“泾渭分明”的文件工作和档案工作两个子系统，将两者的需求一同嵌入软件，在文件形成之时既考虑文件管理需求又同时兼顾与档案工作的衔接和长久保管的需要。 其次，管理软件应突破辅助管理的定位。其设计思想与功能需求需要重新定位，并注入新的理念。 * * * 第七章 公文处理程序的特点与变迁 学习目的与要求 通过本章的学习，了解公文处理程序的含义和主要工作环节的内容；掌握公文处理程序的特性; 深入了解OA环境中的文件档案一体化管理理念及其对传统公文处理程序的影响，了解OA环境中的公文处理流程重组的必要性及流程重组的方式方法。 * 课 程 内 容 第一节 公文处理程序的特点 第二节 OA环境中的文件档案一体化管理 第三节 公文处理流程的重组 * 第一节 公文处理程序的特点 一、公文处理程序的含义与内容 1. 公文处理程序——按照公文制发、办理和管理的规律，对文件工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。 2. 通常包括: 收文处理 发文处理 办毕公文的处置 * (一) 收文处理程序的一般内容 收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行处理和办理的过程。通常划分为三个部分: 其一, 收文的接收: 接收、审核、退文或分发； 其二，收文的办理：拟办、批办、承办或组织传阅、注办； 其三，收文的管理：登记、对内催办、注办等。 * （二）发文处理程序的一般内容 发文处理是指机构为履行职能制发公文的过程。通常划分为三个部分： 其一，发文的形成：拟稿、会商、审核、 签发、缮印、校对、用印或签署； 其二，发文的发出、传递：发文登记、传递、发出或公布； 其三，发文的管理：登记、对外催办、查办等。 * （三）办毕公文处置的一般内容 办毕公文处置指根据办毕公文的不同内容或价值，对其分门别类，剔除无用文件，对有价值的文件进行有序化整理的活动。 包括四个部分： 其一，归档文件的整理 其二，清退 其三，暂存 其四，销毁。 * 纸质文件处理程序示意图 收文 发文 收文登记 审核、退文 接收 分发、加工 拟办 批办 承办 注办 拟稿 会商 审核 签发 复核 缮印校对 用印签署 发文登记 发出公布 组织传阅 对内催办 查办、对外催办 信息反馈 办毕文件处置 归档 清退 暂存 销毁 * 二、公文处理程序的特性 （一）规范性 应通过制定工作制度、科学规划、标准体系设计等方式，对每个工作环节及整个流程予以规范，成为不同部门共同遵循的规范，保障有效和高效。实现公文处理程序的标准化。 * （二）有序性 从整体上要求所有处理环节紧密衔接、有机合成，井然有序，满足文件处理工作涉及部门和人员范围广泛，需要加强协调、合理控制、协同办公的要求。 文件处理的一般环节顺序与工作步骤一般不能任意颠倒或打乱。 * （三）双轨制