第3章 办公信息处理.pptVIP

第3章 办公信息处理 办公信息是指办公业务所涉及的各种活 动的属性和特征。办公信息的形式有文字、 声音、图形、图像、视频等多种，如年终总 结，统计图表、演示文稿等。办公处理是在 计算机硬、软件和网络的支持下，对现代办 公所涉及的信息进行收集、存储、分析、加 工、传输和应用。 办公信息处理的软件分为三大类：第一类是用于事务处理的办公集成软件，包括文字处理、电子表格处理、演示文稿处理)等工具软件。第二类是用于数据管理和处理的软件，如数据库管理系统ACCESS、VFP等。第三类是用于数据通信的软件，如电子邮件、网络电话等。 本章主要介绍文字编辑排版（Word 2003）、电子表格制作(Excl 2003)、演示文稿制作（PowerPoint 2003）等软件的功能，并结合医药院校特点，介绍中文MS 0ffice 2003软件在医药领域中相关使用技巧。 3．1 Word 2003字处理软件 文字处理是计算机应用中一个很重要的方面。Word 2003是微软公司推出的自动化套件Office 2003中专门用于文字编辑排版的软件，中文版的 Word 2003针对中国用户，增加了许多实用的适合中国人习惯和要求的功能，是目前世界上最流行的文字编辑软件之一。本节重点介绍了Word 2003的基础操作和应用知识。 3．1．1 Word 2003概述 Word 2003是Microsoft公司的Office2003家族成员之一，是专业的文字处理软件，是利用计算机进行各种文稿的输入、编辑、排版、存储和打印输出等一整套工作。一般来说，建立一篇Word文档有五个步骤，过程如下： 1．建立文档 2．格式化文档 3．插入对象 4．图文混排 5．保存文档 Word的功能主要有编辑功能、排版功能、绘图功能、打印功能、数据共享功能、帮助功能、网络功能、自动完成任务等功能。其最主要的特点是大家都熟悉的“所见既所得”。 Word 2003的几个主要术语： ◇段落及段落标记：是一种段落格式，按Enter键时产生，表示一个段落的结束，同时也标志另一个段落的开始。 ◇软分页：Word 2003程序根据页面的范围将正文进行自动分页。 ◇硬分页：根据实际需要，用户按下组合键“Ctrl+Enter”插入硬分页符。 ◇节：是一种排版单位，默认情况下整个文档就是一个节，也可以根据内容需要把文档分为若干节，达到分节排版的目的。 ◇页面：是排版时版面布局的基本单位，其内容可包括文本、图形、图片、表格、文本框等。 ◇样式：Word的样式分为段落样式和字符样式。两种样式分别包含了段落和字体格式的集合。 ◇模板：提供某些标准文档的制作方法，扩展名为.DOT。比如早期使用的电子病历即采用模板功能建立。 ◇域：保存在文档中的可能发生变化的数据。 ◇文本框：存放文本等对象的容器，可放在页面上，并调整其大小，借助文本框可以将文本对象随意定位在文档中的任何位置。 ◇文档：是以磁盘文件形式保存的、由某种固定格式组织起来的符号集合。 3．1．2 Word 2003的基本操作 1．启动与退出 2．新建文档 3．打开文档 4．保存文档 Word 2003为用户提供了多种保存文档的方法， 并且它还有如图3-1所示的自动保存功能。在文档编辑过程中，每隔一段时间就保存一次是很好的习惯，保存在磁盘上的Word文档的扩展名为.doc。 保存新的、未命名的文档，单击常用工具栏上的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令。打开如图3-2所示的“另存为” 对话框。如果保存已经命名的文档，则点击之后不弹出“另存为”对话框，文档直接保存在该命名文档中。 “我的文档”是Word保存文档的默认文件夹。如要在其它的文件夹中保存文档，在“保存位置” 框中选择驱动器和文件夹；如要在一个新的文件夹中保存文档，先单击“新建文件夹”按钮可在当前文件夹下创建一个新的文件夹，然后保存。 如果用户希望保存所有打开的文档，则按住“Shift”键的同时选择“文件”中“全部保存”命令，则所有打开的文档就会逐个保存。 5．文档视图 文档视图是指文档的显示方式。在编辑过程中，用户常常需要根据实际操作使用不同的视图方式，这样可以有效地对文档进行编辑，这就是文档视图的用途。 Word 2003中提供了普通视