行政主管岗位说明书.docVIP

行政主管岗位说明书 岗位名称：行政主管 所在部门：人力资源与行政部 岗位编号：09-GP-RM-GWMS-007 直接上级：人力资源与行政部经理 直接下属部门/岗位： 岗位定员：1 所辖人员数目： 工资级别范围： 职系： 晋升方向：人力资源与行政部经理 版本/版次：09/02-GP-RM 本职概述： 负责公司办公设备和办公环境、会议、接待、公关、车辆、档案、员工宿舍、食堂等行政后勤事项的管理工作 职责与工作任务： 职 责 一 职责描述： 负责起草公司行政后勤和对外宣传管理制度，规范行政管理行为 工作时间百分比：15% 工作任务 起草公司行政后勤和对外宣传管理制度 检查监督行政后勤和对外宣传管理制度的执行情况 分析制度执行中存在的问题，对制度提出修订意见 职 责 二 职责描述：负责公司办公设备和办公环境的管理工作 工作时间百分比：15% 工作任务 选择供应商，办理办公设施的采购工作 组织登记固定资产，定期与财务部人员核对，保证帐物相符 组织检查办公设施设备，进行办公设施、设备的维护工作 组织办公区的环境和安全管理 与物业等单位沟通处理相关事项 职 责 三 职责描述：负责组织公司会议的筹备工作 工作时间百分比：15% 工作任务 组织安排会议场所，起草和实施会务方案 协调和配合安排其他会务事项 职 责 四 职责描述：负责组织公司公共关系管理工作 工作时间百分比：10% 工作任务 组织公司重大活动的策划与准备 协调、配和公司相关人员进行对外宣传 维护与外部单位的良好关系 组织采集和编写新闻稿件，编辑、印刷和发放内部刊物，发布公司信息 参与公司制作宣传手册，进行对外宣传，树立公司良好的企业形象 策划与筹备公司重大宣传活动 职 责 五 职责描述：负责公司档案管理工作 工作时间百分比：15% 工作任务 收集公司各类文档、资料 整理公司各类档案 负责公司各类档案的保管工作 负责对档案资料的借阅、编研工作 职 责 六 职责描述：负责公司接待工作 工作时间百分比：15% 工作任务 组织接待公司来访人员 安排来访人员的住宿、就餐事务 职 责 七 职责描述：负责组织车辆调度和管理、员工宿舍管理工作 工作时间百分比：10% 工作任务 组织公司公务用车的调度工作 组织办理车辆运行的相关手续和车辆使用费用结算 组织办理公司车辆维护维修工作 负责组织公司员工宿舍的管理工作 职 责 八 职责描述：完成上级交办的其他工作 工作时间百分比：5% 相关权限： 对行政后勤管理制度有起草权； 对办公设备供应商的选择建议权； 办公设备采购的建议权； 公共关系的管理权和维护权； 对办公经费使用有检查权； 对公司车辆的调度权； 对公司档案的保管权； 对员工宿舍的分配权、调整权； 在权限范围内，有代表企业对外联络的权力； 相关事情的知情权 汇报关系： 以上职责，向部门经理汇报 工作协作关系： 内部协作部门：公司所有部门 外部协作单位：物业公司、消防局、派出所、街道、社区、办公设备供应商、酒店、交通客运部门 工作环境： 一般办公环境 使用工具设备： 一般办公自动化设备 工作时间特征： 正常工作时间，偶尔加班 所需记录文档： 通知、报告、请示、函件、工作总结、汇报材料、制度 任职资格： 最低学历要求： 大学专科 所需教育专业背景： 行政管理 所需工作经验： 5年以上工作经验，3年以上相关工作经验，2年以上管理经验 所需培训的科目： 公司治理、管理、宣传 所需知识： 公司治理、管理 所需技能： 良好的筹备大型会议的能力 公关事务能力 良好的中英文口头及书面表达能力； 档案管理能力 应变能力 熟练使用办公软件和办公自动化设备； 一般计算机网络运用能力 个人素质要求： 良好的工作责任心和主动性； 细致； 较强的人际理解力和沟通协调能力； 团队合作能力较强； 成就导向； 具有较强的判断和决策能力； 应变能力较强 编制 审核 批准 编制日期 2009-02 审核日期 批准日期