档案借阅管理制度及流程.docVIP

档案、物品借阅管理制度及流程 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度 三、物品借用管理制度 1、需借用基建部物品时候，必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。 2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。 3、基建物品只限借用人使用，不得转借他人，转借他人造成损失的由借用人负全部责任。 4、使用期间应爱护基建物品，使用不当造成的损坏按损坏程度赔偿相应损失，不能及时赔偿或不能及时归还的，由基建部将借阅单转交财务从工程款、工资等其它款项中扣除； 5、损坏程度由公司监察部、审计部、基建部一起鉴定。 6、工程结束后应立即归还所借物品，不及时归还的由仓库保管员催促归还。 四、物品借用流程 附表一： 基建部档案借阅登记表 部门: 档案管理员： 第 页 共 页 编号 文件（资料）名称 借阅人 借阅 日期 归还 日期 借用部门批准人 验收人 是否复印 是否续借 是否属于机密性文件 附表二： 基建部档案销毁清单 序号 文件类别 销毁文件名称 所属年度 归属区域 实际保存年限 案编号 起止时间 备 注 附表三： 基建部图纸档案存档登记表 部门: 档案管理员： 第 页 共 页 编号 文件（资料）名称 存档日期 存档经办人 存档﹙1套﹚张数 存档批准人 存入部门 接收人 是否属于机密性文件 注：1、从6月22日起接到所有的图纸后在24小时内必须完成存档备案程序： 2、档案室接收人收到后签字有效，及时完成电子档案记录： 3、变更增加图纸按照：例如1-02-03编号，一个工程必须是一个号码编，负号往后排列，同时也要存入档案室备案； 4、外部人员图纸借阅必须由部门负责人及总裁签字审批，本部门人员借阅及时完成借阅记录由部门负责人审批后方可； 5、招标图纸按照招标文件计价收取图纸招标金额缴纳财务室 6、图纸遗失、损毁、霉变按照集团公司档案管理制度给予处罚： 7、由部门负责人不定期对图纸、书籍的完整性进行抽查。 附表四： 基建部图纸统计表 2011年6月22日起 编号2011年 项目名称 转部门/转交人 图纸套数 图纸是否完整 移交档案室﹙套﹚ 经办人 批准人 总平面图 结构设计说明图 碎石桩布置图 粮仓板配筋图 预埋布置图件 基础平法施工图 梁配筋图 模板图 预埋件布局图 JJ-1-01 9 9 9 9 9 9 9 9 9 完整 1