船员档案管理办法.doc

船员档案管理办法 (征求意见稿) 总则 【立法目的】 为加强船员档案管理，有效保护和利用船员档案，依据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《交通档案管理办法》和《海事业务档案管理办法》等有关规定，结合船员管理工作实际，制定本办法。 【适用范围】 本办法适用于海事管理机构对船员档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计和销毁等管理工作。 本办法不适用于涉密档案的管理工作。 【船员档案的定义】 船员档案是海事管理机构在船员注册、培训、考试、发证等船员管理活动中直接形成的具有保存、利用价值的文字、图表、数据、声像和影像等各种不同形式和载体的文件材料。 船员档案按照不同的记录载体分为纸质档案和电子档案。纸质档案是指以纸质为记录载体的档案；电子档案是指以电子介质为记录载体的档案。 【船员档案的管理原则】船员档案由办理业务的海事管理机构负责建立和管理。每一项业务办结后均应留存档案备查。 船员档案管理实行集中归档、统一管理。 【船员档案的主管部门】交通运输部海事局主管全国船员档案管理工作。 各级海事管理机构具体负责本单位的船员档案管理工作。 【各级海事管理机构的职责】各级海事管理机构船员档案管理的主要职责： （一）贯彻执行上级有关船员档案管理的各项规定，结合实际情况制定本单位船员档案管理规章制度。 （二）规划和建设本单位船员档案库房或档案室，配备相应的船员档案管理人员。 （三）负责本单位船员档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计、销毁和编研等工作。 （四）负责本单位船员档案管理人员的业务培训和知识更新。 【船员档案管理人员的职责】船员档案管理人员的主要职责： （一）执行船员档案管理工作的各项规章制度。 （二）负责船员档案的分类整理、立卷、标识、登记、统计、归档、保管、销毁和提供利用等工作，保证船员档案案卷质量。 （三）负责编制适当的船员档案检索工具。 （四）负责定期对船员电子档案进行备份、导出（入）有关数据。 （五）熟悉所保管的船员档案情况，掌握船员档案管理现代化技术，推进船员档案管理现代化。 船员档案的建立 【船员档案的范围】船员档案应真实反映每个船员完整的水上从业经历、业务技术水平、教育培训情况和适任能力，并具有可追溯性。 【船员档案材料的收集要求】归档的纸质材料为业务流程结束的原始材料，内容应真实、准确、完整，文字清楚，采用不易褪色的打印或书写材料。 无纸化办理的业务流程结束后，从系统打印的材料视作原始材料。 归档的电子文件及其元数据应符合《交通信息资源核心元数据》（JT/T 747-2009）《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等国家标准和行业标准的要求，自形成起完整无缺、来源可靠，未被更改；在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件真实、完整。 【船员档案归档的总体要求】船员档案应按照《船员档案归档范围》（见附件1）和《船员档案分类编号办法及保管期限》（见附件2）的要求进行归档和保管利用。本办法规定的船员档案保管期限为最低保管期限。 船员电子档案应以船员身份证号码为唯一识别号建立，内容包括《船员档案的归档范围》所要求的全部事项。涉及到船员业务行政许可有效性的信息，如不能以电子档案保留的，应按照纸质档案的管理要求归档，并建立与电子档案的检索关系。 船员考试考场记录及考试成绩、船员注册、各类船员证书申请、审批过程及结果等信息应打印成纸质材料归档。 【船员电子档案归档的要求】船员电子档案应在业务办结后将电子文件及其元数据实时进行逻辑归档，并按照国家有关电子文件和电子档案管理的规定，采取有效措施，防止电子档案被篡改。船员档案管理人员应每年对储存电子档案的载体进行物理归档，并按照档案管理的要求进行登记。 经归档后的船员电子档案，应制作两套归档文件并封存保管。储存船员电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、归档人、归档时间和保管期限。船员电子档案的查阅利用可在线进行，并通过海事云数据中心的灾备库进行异地备份。 具有电子档案管理功能的船员业务系统或船员电子档案管理系统应符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014）等规定的要求，按照《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)《档案著录规则》（DA／T 18-1999）《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）等国家及行业标准对船员电子档案进行整理、编目、著录、保存。 【船员纸质档案归档的要求】船员纸质档案应按照以下方式立卷、归档： （一）船员注册材料应按注册时间的顺序建立集体档案。 （二）船员适任证书、合格证、海员证及其他证书签发材料应按签发时