商务接待规范.docVIP

1→ 目的：为规范公司商务接待工作，提高公司接待服务质量，进一步打造良好的企业软件品牌，特制定本规范。 2→ 范围：适用于本公司所有接待事务。 3→ 内容： 3.1→ 方案制定流程 3.2→ 接待安排 3.2.1 各需求部门向行政管理中心发出通知申请 A. 需求部门在需要接待客户时，必须提前且具备接待准备时间，并根 据本规范向行政管理中心发出接待资源需求通知，通知包含：客户乘坐的交通工具，如飞机、火车、汽车及其它，以及具体航班、车次、接送地点、接送时间等相关要素； B. 各需求部门根据自己指定的接待要求向行政管理中心发出申请，例如接送人数，车辆的档次，是否需要安排食、宿及其等级，是否安排水果、鲜花等信息； C. 如确因时间紧迫无法提前两日通知，各部门应在第一时间发出通知和申请，并与行政管理中心沟通协调并协助相关工作。 3.2.2 行政管理中心接待安排 行政管理中心在接到原部门的通知申请时，可要求其提供详细事宜，并 对原部门提出的要求进行审查。双方确认后，行政管理中心根据需要召开临时会议，由总监指定本此接待的总负责人，并将具体要求告知总负责人。总负责人根据时间、人力、资源等因素的安排做出具体操作计划（可以是口头形式），提交至行政管理中心总监审查，并在与原部门和配合部门沟通下确定最终可行性方案并转达相关部门。 3.3→ 接待流程 3.3.1 流程图 3.3.2 接待流程中各环节负责人 A． 1为司机，接送人员 B． 2为司机，接送人员 C． 3为接送人员，接待人员 D． 4为接送人员，接待人员 E． 5为接送人员，接待人员，餐厅服务员 F． 6为接待人员，礼仪小姐，工作人员 G． 7为接待人员，礼仪小姐，工作人员 3.4→ 各种礼仪 3.4.1 迎送礼仪 A. 对前来访问、洽谈业务、参加会议或考察的外国、外地客人，应首先详 细了解对方到达的车次、航班，应考虑尽量安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因其他原因，相应身份之人员不能前往，前去迎接的人员应向客人做出礼貌的解释。 B. 主人或司机前往车站、机场迎接客人，应提前到达和做好接待标示牌 准备，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。 C. 接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽 的城市”或“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍， 如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪： a. 当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，名片文字顺着对方，身 体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？” b. 作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看 也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。 D. 迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具。司机组在接到接待通知前，应提前做好车辆的检查、卫生等工作；同时对服装要求统一穿着公司厂服，要整洁，形象气质良好，精神要饱满，了解清楚接待对象、地点、时间和相关信息，以及在接待中所要准备的事项。 E. 对应接待部门主要负责人应安排好专职人员，应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。 F. 将客人送到住地后，接送或接待人员不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留， 让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。 3.4.2 接待礼仪和接待客人要注意以下几点 A. 前台或其他部门，在客人要找的负责人确定不在时，要明确告诉对方负责人到何处去，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对