高级行政文秘职业化训练课程.pptVIP

1、企业行政文秘的工作内容（1） 　 企业行政文秘的工作内容（2） 企业行政文秘的工作内容（3） 企业行政文秘的工作内容（4） 初级秘书：协助上司的工作 主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作； 中级秘书：分担上司的工作 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求 高级秘书：管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下： 管理上司的工作时间； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 1、秘书的定义 l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；　2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。?我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书） ? 2、秘书的角色定位 2、常见的角色错位 1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差 一、沟通的重要性 美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25％，其余75％决定于良好的人际沟通。 欢迎来电咨询 孔老师：0755QQ：930617540 咨询100所有课程都可做内训服务，全年循环开课。 哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82％。 秘书是领导的助手 没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果 二、什么是沟通 ？ 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。 实质 ： 如何理解别人 让别人理解你的过程 注意：沟通不一定是直来直去 明明白白 效果比有道理重要 三、沟通的特性 1、目的性 2、方向性 3、互动性 四、沟通的种类及形式 几种沟通形式的优劣分析 解读身体语言的含义 六、沟通的方法 七、了解对方的沟通风格 工作方式 ... 八、 沟通的方向 向上沟通的原则： 八、 沟通的方向 2、与同级人员的沟通 a、平时要注意建立信任关系 b、站在对方的立场 c、把握时机和方式 d、掌握原则性与灵活性 八、 沟通的方向 3、与下级人员的沟通 a、把握秘书的管理角色（传达、协调 、缓冲、帮助） b、平时注意多沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给上级 c、掌握原则性与灵活性 九、沟通的途径 1、直接沟通 2、迂回沟通 方法：(看具体情况来决定） 1、交浅不言深 2、关系够深厚 3、紧急或机密的事情 4、敏感事宜 十、常见的办公室沟通障碍 1、定式思维 2、过早的评价 3、偏见 4、角色错位 5、千人一面 十一、电话沟通的技巧 接电话的流程 拨打电话的流程 电话沟通的技巧处理 1、接电话的流程： ⑴ 接听电话 原则一：在铃响两声到三声时，拿起电话！ 原则二：你的态度代表上司和公司的态度 ⑵ 主动报出自己的姓名和职务 公司 部门 个人 ⑷ 详细记录通话内容 时间 对方公司名称 对方姓名 对方职务 通话内容 记录人 备注 ⑸ 复述通话内容，以便得到确认 以下的信息尤其要注意复述： 对方的电话号码 对方约定的时间、地点 对方谈妥的产品数量、种类 对方的解决方案 双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方 其他重要的事项 ⑹ 整理记录提出拟办意见 5W1H： ?????? Who （是谁） ???????What （什么事） ??