秘书实务与案例分析-更多资讯中心-外语教学与研究出版社.ppt

琳达是秋野电机（上海）公司总经理的秘书。这天下午上司对琳达说：“我准备开一个用户座谈会，你给准备一下。”在确认了会议日期之后，琳达还就其他事项向上司进行了确认，下面有5个选项： a、这次座谈会大概有多少人参加？ b、我想还是租用长城大饭店的会议室，可以吗？ c、如果在长城大饭店开会，什么时候去预定会议室比较合适？ d、会场上的桌椅摆“口”字形合适吗？ e、我在这个星期五之前将邀请函发出去，可以吗？ 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 案例1：接受会议筹备工作 琳达是鸿达家具（中国）公司总经理的秘书。这天上司对琳达说：“我想下个月召开全国各分公司经理会。最好在外面找个条件好一点的地方开，这事你负责办一下。”琳达与上司就会议的时间和预算进行了确认外，还就其它问题进行了确认。下面有5个选项： a、除了要准备话筒和投影仪外，还要准备其它会议器材吗？ b、在征求分公司经理们的意见后再确定会场定在什么地方，可以吗？ c、会议名称用“鸿达公司分公司经理会议”合适吗？ d、在确认陪同分公司经理来开会的人数后，再去预约会场和住宿的房间，可以吗？ e、会议代表的午餐是准备盒饭还是在饭店里的餐厅就餐？ 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 案例2：会议产地的布置 琳达是旭君五金（中国）公司营销总监的秘书。这天上午上司开完例行的司务会回来后对琳达说，下个月初的市场营销会议由他主持，让琳达做好会议准备。琳达就会议的相关问题向上司进行了确认。下面有5个选项： a、下个月初市场营销会议的具体时间定下来了吗？ b、今天司务会讨论的是什么议题？ c、会议资料要马上开始准备吗？ d、会议资料基本上与上季度市场营销会议的相同吧？ e、可以马上请行政部预约上次营销会议租用过的会议室吗？ 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 案例3：需要上司确认的会务工作 琳达是隆泰保健（北京）公司市场总监李涛的秘书。这天上午九点半，上司去参加总经理召集的会议时，说今天的会很重要，无论是谁找他都等开完会再说。下面有5个选项： a、销售部刘经理来找上司，琳达说：“您先回办公室，李总开完会后您再过来。” b、上司的太太来电话，说有事找上司。 琳达对她说：“李总正在开会不能接电话，请您回头再打过来。” c、公司财务总监来找上司，琳达说：“李总正在开会。他开完会后，我再给您电话好吗？” d、天津分公司吴经理来电话找上司，想了解公司对国庆节期间促销活动的统一安排，琳达说：“李总正在开会。会开完之后我们再联系吧？” e、北京鸿星公司余总来电话找上司，琳达说：“如果方便的话，能告诉我您是什么事情吗？回头我们给您打电话。” 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 1. 筹备一个新产品发布会，应该从哪些方面作准备？ 2. 参加一次会议，并作好会议记录。 3. 结合实际，写会议开幕词、闭幕词和会议纪要。 4. 参加外单位会议时应注意哪些问题？ 研讨与实践 第十一章 出差实务 第一节 上司出发前的准备工作 ?一、与对方联系 ?不管上司是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书（或联系人）联系，把上司在当地活动的时间和地点定好。 二、出差用品 上司出差要随身携带哪些东西，一定要替上司想好。 临动身之前，要把上司随身携带的物品列个清单，给上司看看有什么遗漏。 ?三、预订飞机票或火车票 在预订飞机票或火车票时，一定要查最新的飞机航班时刻表或列车时刻表。 不管以什么方式订票，都要熟悉航班或列车时刻表，将上司的日程安排得很科学。 为了预防意外，在日程表上要注明其他交通工具所需的时间，这样就能根据实际情况及时灵活地换乘其他交通工具。 ?四、预订宾馆房间 上司出差，安排住什么样的宾馆，一般都要根据公司的规定以及上司个人的爱好和习惯来决定。 五、预借差旅费 秘书要根据公司规定弄清上司出差应享受的待遇，根据交通费、住宿费、应酬费及出差补贴这几项给上司作好出差费用预算，再根据预算帮上司从财务部门借出差旅费。 六、与陪同人员沟通 很多时候，上司是与负责具体项目的人员一起出差的，所以，在给上司作出差准备时，应与陪同上司出差的人员多沟通，以保证出差顺利。 七、临行前的工作安排 秘书一方面为上司出差作准备，另一方面也要让上司对公司内部的事作安排。 第二节 上司出差期间的工作 ?一、动身之前 动身当天，无论上司是从公司走还是直接从家里走，都要安排好送站的车。 二、启程之后 把上司送上火车或飞机之后，就要立即用电话通知对方接站的时间，特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的车次或航班告诉对方。 三、电话