3-基建工程文件归档要求与档案整理规范.doc

基建工程文件归档要求与档案整理规范7 竣 工 图 13 编 制 人 技术负责人 编制日期 10 10 60 监 理 单 位 名 称 监 理 人 10 10 25 25 30 80 图1 竣工图章（单位为毫米） 竣工图章最外层边框用1.5磅线条，内部框线用0.5磅线条，“竣工图”用小二仿宋加粗，其他字为小四宋体。 3.3.8竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。编制人、技术负责人、监理人签字处必须为手写。编制日期为该竣工图生效日期。 3.3.9竣工图应使用新的或干净的施工图，并逐张加盖竣工图章。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。成册的竣工图（例如某些端子图、设备随机图册），仅在封面加盖竣工图章即可。 3.3.10竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图编制完成后，监理单位负责检查竣工图编制情况，发现不准确或不完整时要及时责令编制单位进行修改和补齐。 3.3.11一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，并在复印件卷内目录备注中注明原件档号。 4 档案整理工作流程及工作要点 4.1 档案整理工作流程图 4.2 档案整理工作要点 4.2.1 档案整理要有清晰的工作思路，要根据流程图中所示的工作顺序进行，以尽量避免返工。 4.2.2 档案整理工作流程图中处于同一横排的多项工作，是可以同时进行的。 4.2.3 由于某些文件的产生具有滞后性，且在自检和监理预检的过程中会发现一些遗漏的文件需要寻找，因此文件的收集工作是贯穿整个整理工作流程的始终的，同时也是整理工作的前提。 4.2.4 第1步，从某个角度通俗地讲，就是判断哪些文件能放进一个盒子，哪些文件不能放一个盒子。根据《中国大唐集团公司水电企业档案分类表（6－9大类）（试行）》中的第8大类－基本建设（附表7）将所有文件进行归类（精确到第四级类目）。 同一类目下的文件，先按照管理类、测量类、试验类、质量验收、竣工图类、竣工验收类、结算类这几个大的概念进行初步组卷。再有每卷（盒）不超过200页的原则，鉴于每个大概念下的文件往往都超过了200页，因此还要再分卷：管理类文件按照不同文种分卷，文种下面按照时间段分卷；测量、试验文件按照问题分卷；质量验收文件按照开挖、支护、混凝土、金结、电气、灌浆等专业分卷（或按分部工程分卷），再往下按照具体施工部位分卷；竣工图按照专业分卷。 不同类目下的文件，必须分开组卷。（注：1卷就是1盒，1盒里只能存在1个案卷。） 4.2.5 第2步，案卷的排序指的是在确定该工程项目所在类目后，在此类目下所有案卷的前后顺序，与其他类目无关。先按照管理、测量、试验、质量验收、竣工图、竣工验收类的顺序进行粗排（结算类档案属于单独的分类号，不按项目排。），再在管理性类案卷里按照往来公文、会议纪要、施工组织设计、进度计划、方案措施等进行细排，再按照时间顺序进行详排；质量验收文件先按照施工顺序进行粗排，再按照工程部位（高程、桩号）的顺序细排。 卷内文件排序要把握几个原则：1、重要文件在前，次要在后；2、时间和施工顺序；3、批复或回执在前，报告或通知单在后；4、文字在前，图样在后；5、译文在前，原文在后；5、正件在前，附件在后；6、转发文件在前，被转发文件在后；7、结论性材料在前，依据性材料在后；8、竣工图卷中的变更依据性文件视为竣工图附件，放于该竣工图之后。同一卷中，一份依据性文件涉及到多张竣工图的，将此文件作为第一张竣工图的附件，在其他竣工图的卷内目录备注一项注明依据性文件所在的档号。 4.2.6 第3步，先编写卷内目录，再根据卷内目录的内容编写案卷题名，最后编写档案移交目录（格式见附表1）。编写卷内目录的前提是分件，即确定哪些文件为一件（在卷内目录中表示为一个条目）：管理类文件中通常一份公文为一件（含附件），但施工单位的报告和监理批复，各为一件；施工进度计划和方案措施及其审批表各为一件。试验类按不同对象分件；质量验收类通常按单元工程分件；竣工图每张为一件，设计变更等设计文件一份为一件。 4.2.7 第4步，编写页码一定要在将案卷目录和卷内目录提请监理和档案室审核通过之后进行。凡有字页均要编页码，用铅笔于页面右下角（背面左下角）编写。经过装裱的文件页码按照3.2.5的要求编制。页码字迹要书写工整、字体不宜过大。各卷之间不连续编页码。案卷封面、卷内目录和备考表不编页码。 4.2.8 第6步，竣工图为三套正本，均为干净新图加盖鲜章之正本。文字性竣工档案制作一正一副。非主体工程竣工档案制作一正（竣工图两套正本）。需要移交地方档案部门的竣工档案要在原要求上多制作一套正本（含竣工图）。机组安装工程的竣工图，各机组要分别制作一套完整的竣工图。 制作副本之前