外来人员参观接待管理规定外人员参观接待管理规定外来人员参观接待管理规定外来人员参观接待管理规定.doc

外来人员参观、接待管理规定 目的 为促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾企业机密，能给每一位来访者留下良好的印象，保证来访者的安全和企业各项工作在安全、有序的环境下进行。 范围 本规定适用于所有到企业进行检查、指导、参观、业务联系的来访人员。 职责 1.办公室负责厂的重要会议、厂领导的客人、参观企业人员的安排及接待工作； 2.各部门负责对口业务联系人员的接待工作。 接待工作的基本要求 1.对大客户来厂考察或重要客人来访，负责部门应先做好接待计划； 2.接待客人时应衣着得体，热情有礼，不卑不亢； 3.接待外宾应预先做好充分的准备工作，了解外宾的有关情况，尊重各国习俗，根据不同的生活习惯准备好咖啡、饮料等； 4.重要外宾的接待，应根据情况对活动过程拍照或录像，并把留影装订成册，赠给外宾； 5.接待客人应在会客室或会议室，客人就座后应主动敬茶； 6.接待部门在向客人讲解过程中需要使用投影仪时，请提前与办公室联系； 7.交谈时除必要的礼貌用语和实质性内容外，应避免漫无边际闲聊，在了解对方来意的条件下，及时结束谈话； 8.当客人贸然来访时，门卫应问清来访者的姓名、工作单位及来意，在没有联系妥当前，不应给来访者以肯定的答复； 9.当客人来访接待人员有急事正在处理时，应先向客人打招呼，如时间不长，可请客人稍等；如时间较长，则应坦率诚恳地说明情况，请另约时间会谈； 10.当来了不受欢迎的人也应要以礼相待，在了解来访的意图后，迅速请有关部门出面接待，并及时向领导请示、汇报； 11.接待供应商，不允许有影响企业价格、质量、交货期的行为，对其宴请应婉言谢绝； 迎客 1.接待部门在接到或得知接待工作后，应及时将有关信息通知门卫，门卫在为客人办理登记后，电话通知接待部门； 2.有重要客人到访，接待部门应事先布置好接待室，并通知办公室制作欢迎牌； 3.有重要客人到访，接待部门有关人员应在厂门口或展示厅门口迎接； 礼品准备 1.对需要送礼品的重要客人，由接待部门事先将具体要求通知办公室，由办公室统一购买； 2.办公室应根据不同对象准备相应的礼品或纪念品。 接机、用车安排、预订酒店、机票 1.对大客户，由办公室安排人员接机； 2.重要的接待用车由办公室统一安排； 3.当客人需要我厂代为预订酒店、机票时，接待部门应在《接待客人情况表》中注明； 4.特殊客户需要宴请时，由厂长批准后通知办公室订座，并由相关的主要人员陪同。 参观 1.对一般性的参观，由办公室统一安排，公共人员带领参观、讲解； 2.个别需要对产品技术、生产工艺、产品质量保障体系等作进一步了解的客户（重要客户），接待部门应在《接待客人情况表》中注明，经厂长批准，可由技术部、生产部、质管部安排相关人员陪同参观，以便于向客户作出更详尽的介绍； 3.对大项目（重点）客户需要厂领导接待的，应在《接待客人情况表》中注明； 4.参观时不允许对零部件、产品、生产车间拍照，确需拍照的需经厂长批准； 5.一般情况下不欢迎同行厂家的参观，特殊情况需经厂长批准； 附表： 《接待客人情况表》 《接待工作日程安排表》 《接待工作登记表》 接待客人情况表 接待部门： 客人情况 来访单位 人数 来访事由 客人爱好 领队姓名 职务 电话 客户联系人 职务 电话 接待内容 交通安排 接机/站：是 否 地点： 航班/车次： 到达时间： 订回程机票/车票： 是 否 起程地点： 到达时间： 航班/车次： 起程时间： 住宿安排 是否由我厂安排住宿： 是 否 住宿起 月 日，止 月 日 费用情况：自付 ，我厂全包，我厂付房费 ，其他： 客人指定宾馆： 我厂指定宾馆： 餐饮安排 是否由我厂安排订餐：是 否 是否在我厂饭堂用餐：是 否 订餐酒店： 参观企业： 是 否 礼品准备： 是 否 厂领导接待： 是 否 制欢迎牌： 是 否 备注 申请人： 申请时间： 批准人： 注： 1.客人情况栏为必填项； 2.接待内容为选择项； 3.若住宿、餐饮费用由我厂支付，必须经厂长批准； 4.次表应在客人到达前一天填报。 接待工作日程安排表 接待部门：