Word表格也能“飞”起来.docVIP

Word表格也能“飞”起来 　　在表格操作与数值计算方面，Excel要比Word更显高效。然而Word表格其实也蕴含着许多操作技巧，熟练掌握之后，效率也会超高的。 　　1. 快速制作表格 　　快速克隆制作 　　Word中制作表格莫过于在模板的基础上通过“克隆”快速生成表格。为此，先将光标定位在文档中需要插入表格之处。接下来依次选择菜单命令“表格→快速表格”，在弹出的表格模板列表中选择与自己期望值最接近的表格模板（图1）。之后，如果对表格的某些部位不满意，可在选中表格后，通过“设计”和“布局”两个菜单下的设计和布局修改工具按钮，对表格进行局部修整。 　　快速自动填写 　　总觉得Excel中的自动填充很给力，Word中却感觉无从下手。其实，Word照样可以自动填充。例如，要给61班的学生编号，分别为611、612……，默认的Word编号样式中只有1、2……这样的编号。这时，在Word表格里选中要填入序列内容的单元格，单击“开始→段落”功能组中的“编号”设置列表，选择“定义新编号格式”选项，在“定义新编号格式”窗口中先在“编号样式”栏选择“无”，然后在“编号格式”栏内输入61，光标置于61之后，选择“编号样式”为“1，2，3…”，单击“确定”退出，就可以看到表格按照预期编好号了（图2）。 　　2. 快速编辑表格 　　快速选中表格二法 　　要对表格进行编辑操作，首先要能选中表格。快速选择表格有两种方法，第一种是将鼠标指针移动到表格左上角，出现四向箭头图标时点击，即可选中整个表格。还有一种方法是在表格中任意点击，然后通过依次点击“布局→选择→选择表格”菜单命令，也可以选中整个表格（图3）。 　　快速平衡表格列宽 　　在编辑Word表格时，大家通常都是拖动表格线来调整列宽。其实，如果在拖动表格线时，配合使用不同的功能键，可以获得不同的调整效果。按住Ctrl键的同时拖动表格线，表格线左边的单元格列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列共同分担或分享，整个表格的宽度维持不变；按住Shift键的同时拖动表格线，只改变表格线左方的列宽，其右方的列宽不变，整个表格的宽度将有变动（图4）；按住Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方法相同。 　　3. 表格快速转换 　　Word表格快速合并 　　如果要将列数不同的两个表格之一的某些行合并到另一个表格中，例如需要将如图所示的第二个表的前两行合并到第一个表的最后（图5）。选中第二个表的前两行，执行复制Ctrl+C；然后将光标定位到第一个表之后的换行符处，执行Ctrl+V命令，这样表2的前两行就附着在表1的末端了。合并表格列的方法也大致相同。 　　Word表格快速分解 　　如果要将一张表格从中间分为两张，把光标定位到需要分离的下一个表格的第一行，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键，这样整个表格就会被一分为二，并且两个表格中间会自动加入一个空行，可以输入其他内容（图6）。 　　Word表格快速添行 　　如果要在表格最后添加一个新的行，只需将光标移到表格的最后一个单元格中，按下“Tab”键，即可快速插入一行。若需要添加多行，如法炮制即可。 　　网页为媒转换表格 　　在Excel中无法将表格保存为Word格式，若需要将Excel表格快速转换为Word表格，可先在Excel中打开该表格，并另存为HTML网页；然后在Word中打开该网页文件，编辑之后保存为Word的DOCX格式即可。 　　4. 表格快速计算 　　快速获知表格行列数 　　不同于Excel表格中有清晰行列数标志，Word中没有这个指示，因而难以判断表格的行列数。如果Word中的表格比较长，如何快速获知其行列数呢？我们可以在选中表格后，通过右键菜单命令“表格属性”，在属性窗口的行、列选项卡下直接看到标示的行数或列数。此外，还可用给某一列添加项目编号的方法，获得直观的行数显示。 　　表格快速自动求和 　　Word表格的计算比较“含蓄”，它不像Excel表格那样张扬，但这并不表示Word无法计算。以行列小计求和为例，只需将光标置于最后的单元格，执行“布局→数据→公式”命令，在公式窗口中填写“=SUM（LEFT）”并确定，即可算出左侧的数据之和（图7）。类似的，将其中的LEFT替换为RIGHT、ABOVE、BELOW，分别表示计算右侧、上方、下方单元格的小计。这四个参数还可以组合使用，中间用半角逗号隔开。例如“=SUM（LEFT，ABOVE）”表示计算单元格左侧和上方数据之和。 4