ISO体系文件编写.ppt

1 ISO体系文件编写培训教材 ISO9000体系文件编制 ——目录 一、体系文件的重要性 二、体系文件的架构 三、文件的结构 四、流程图绘制 五、编写文件五忌 六、文件的审查、批准 七、质量手册范例 八、程序文件范例 九、工作指导书范例 十、通常程序文件清单 十一、通常作业指导书清单 体系文件的重要性 体系文件的重要性 体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： 符合标准要求 在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中,均要求组织“建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”. 工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚. 体系文件的重要性(续一) 提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求. 防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难. 体系文件的重要性(续二) 改善人际关系 用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会. 增加员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感. 体系文件的架构 目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即: 一阶文件:手册 二阶文件:程序 三阶文件:工作指导书 四阶文件:表单和表格 体系文件的架构(续一) 但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构分为3个层次,即: 一阶文件:手册 二阶文件:程序/工作指导书 三阶文件:表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等. 体系文件的架构(续二) 文件架构的说明 手册 对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制,而对于一家公司制造业说,手册即是公司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作. 体系文件的架构(续三) 程序书 程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。 体系文件的架构(续四) 工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。 表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。 体系文件的架构(续五) 一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。 一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。 文件的结构 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整的结构有： 1.目的 2.范围 3.权限职责（权责） 4.定义 5.作业内容/文件内容 6.附件 文件的结构(续一) 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述: 1.目的 应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”? 2.范围 规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性.例有的公司是有手动和自动的绕线机,而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误. 文件的结构(续二) 3.权限职责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责,一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述,但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的. 4.定义 亦即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白. 文件的结构(续三) 5.作业内容 即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两部分. (1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视乎文件的类型. (2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意5WIH(WHO,WHEN