标准文件的格式.pptVIP

* * 文件編寫要求與流程 講師﹕熊超林 2002年6月 目 錄 文件的概念與種類﹔ 文件的格式﹔ 文件編寫的基本要求及技巧﹔ 文件的編寫﹑簽核與發行﹔ 一﹑文件的概念與種類 典型的品質管理系統文件結構 品質手冊 程序文件 作業指導書/規范 記錄 一﹑文件的概念與種類 文件 信息及其承載的媒體 規范/作業指導書 闡明要求或作業活動詳細描述的文件 品質手冊 規定組織品質管理系統的文件 品質計划 對特定的項目﹑產品﹑過程或合同﹐規定由誰及何時應使用哪些程序和相關資源的文件 記錄 闡明所取得的結果或提供所完成活動的証據的文件 程序文件 闡述流程性作業的文件 一﹑文件的概念與種類 根據文件層次金字塔結構﹐規范類文件在整個文件系統中是最多的。一般來說﹐一個公司的規范類文件又有很多種﹐如﹕ 1. SOP(Standard Operation Procedure)文件﹔ 2. SIP(Standard Inspection Procedure)文件﹔ 3. PMP(Product Management Plan)文件﹔ 4. POP(Procedure of packaging文件﹔ 5. IS(Inspection Specification )文件。 二﹑文件的格式 為方便文件編寫與使用﹐不同的文件應有不同的呈現格式。在我們公司﹐對文件格式確定為如下几大類﹕ 品質手冊﹑通用性規范﹔ SOP/POP文件﹔ SIP文件﹔ PMP文件。 二﹑文件的格式 (品質手冊及通用性規范格式) 二﹑文件的格式 這類文件的內容基本構成為(不全如此)﹕ a﹑內容概述。 b﹑文件適用范圍(界定方法)。 c﹑參考文件(相關)。 d﹑職責(作業程序文件均應要求)。 e﹑文件作業流程。 f﹑文件正文。 g﹑附頁(附頁有附圖﹑附表﹑附件)。 二﹑文件的格式 (SOP/POP文件格式) 二﹑文件的格式 (SIP文件格式) 二﹑文件的格式 (PMP文件格式) 二﹑文件的格式 關于文件格式的說明﹕ 格式﹐也是一種文件﹐不可隨意更改﹔ 可申請修改﹔ 原則上一個公司文件格式不宜太多﹐所以﹐在格式可以適用的情況下﹐盡量使用原有格式﹐而不必申請新的文件格式。 三﹑文件編寫的基本要求及技巧 所有文件均應具備以下几項內容 文件名稱﹔ 文件編號﹔ 版次﹔ 頁次﹔ ECN編號﹔ 公司名稱﹔ 簽核。 三﹑文件編寫的基本要求及技巧 有關文件編寫的具體要求﹐見如下文件規定﹕ 通用性規范文件﹕文件管制作業規范 (JMH0201); SOPSIP文件﹕SIP與SOP文件制作及和制作業規范(JME0201); PMP文件﹕產品品質管制計划作業規范 (QME0101). 三﹑文件編寫的基本要求及技巧 先寫二﹑三階文件﹐再寫品質手冊。三階文件中﹐先寫PMP文件﹐再寫SOPSIP文件﹔ 參考其它同類文件(抄得好也是本事)﹔ 先畫出作業流程圖﹐再寫文件內容﹔ 把流程敘述清楚就可以了﹔ 文件的多少及詳略程度依組織規范﹑產品的復雜程度及人員的能力來定﹔ 留出空間﹐讓人發揮。 文件編寫的一些技巧﹕ 四﹑文件的編寫﹑簽核與發行 現在可以開始寫文件了﹐其作業內容有﹕ 申請文件編號﹔ 文件編寫﹔ 文件審核﹔ 文件會簽﹔ 文件會審﹔ 文件核准﹔ 文件發行。 四﹑文件的編寫﹑簽核與發行 申請文件編號 填寫《文件編號申請單》向工標部申請文件編號﹔ 工標部根據文件適用范圍﹐給出編號。 四﹑文件的編寫﹑簽核與發行 文件編寫 依文件格式來編寫文件﹔ 新編寫文件版次統一為“1”或“1X1”﹔ 文件正文為11號細明體﹐其它如文件名稱等一般用14號細明體﹔ 標點符號統一為全角﹔ 依作業流程一步一步往下寫。 四﹑文件的編寫﹑簽核與發行 文件審核 文件完成制訂後填寫《文件變更(發行)通知單》同文件一起進行審核作業﹔ 文件審核原則上由制訂單位主管審核即可﹔ 跨單位或跨廠區作業的文件﹐原則上由標准化專案委員審核﹔ 審核通過的文件﹐才可送相關單位會簽。 *