04《文件控制程序》概要.doc

B / 0 2012.06.18 张晓清 吴金辉 秦睿 REV/M.S. 版次/修改状态 IMPLEMD DATE 生效日期 COMPILER 编 写 CHKDBY 审 核 APPRODBY 批 准 MODIFI- CATION 修 改 APPRODBY 批 准 GANSU ELECTRIC POWER RESEARCH INSTITUTE 甘肃电力科学研究院 文件编号：GDK/SYS-2012/B04-4.3 文件控制程序 版权所有 COPYRIGHT 1　目的 本程序对实验室管理体系文件的编制、审批、发布、变更、作废进行全过程控制，防止实验室文件的非预期使用，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2　范围 适用于实验室质量管理体系所有相关文件,包括：内部自行制订的文件和外来文件。文件可以是任何类型的承载媒体。 3　职责 3.1副院长（管理者代表）确保本院CNAS/CL01:2006及《实验室资质认定评审准则》实验室质量管理体系文件的最新有效性。 3.2质量主管负责本程序文件的有效性。 4　工作程序 4.1 文件分类 4.1.1 本院与实验室管理体系有关的文件分为： (1) 内部文件： (a) 根据实验室认可准则制定的管理体系文件； (b) 实验室的各种规章制度。 (2) 外来文件： (a) 上级主管机构(国家电网公司、甘肃省电力公司)文件； (b) 法律法规； (c) 技术标准/规范、手册； (d) 制造商手册、说明书等； (e) 客户文件。 4.1.2 根据CNAS认可准则制定的管理体系文件，由四个层次文件组成： (1) 第一层次为描述质量方针、目标和管理体系的质量手册； (2) 第二层次为描述实施管理体系，控制各要素所涉及到的各职能部门活动、各管理活动环节的程序性文件； (3) 第三层次为供操作人员使用的各种作业指导文件； (4) 第四层次为开展预定质量目标的计划类文件和管理活动的见证文件。包括表格、记录和报告等。 4.1.3 本院管理体系文件分两级管理： (1) 院一级文件：包括质量手册、程序文件、院一级规章制度和管理办法。 (2) 各部门和各专业文件包括： (a) 方法类：用以指导检测/校准的实施过程，如技术标准/规程的实施细则(作业指导书)，包括原始记录和校准证书/检测报告规范化格式； (b) 设备类：仪器设备的使用、操作规程； (c) 样品类：包括抽样，以及指导样品的准备、制备、处置、保存等； (d) 数据类：包括测量不确定度评定报告、数据的有效位、修约、异常值剔除等。 (e) 其他：各部门的规章制度、管理办法等。 4.2 文件编号规则 本院制订的实验室管理体系文件编号规则如图1~图3所示。 GDK/SYS—□□□□/ A□□ 质量手册及顺序号 年号 实验室管理体系文件代号 图1. 质量手册编号规则 GDK/SYS—□□□□/ B□□—□□ 引出该程序文件的要素号 程序文件及顺序号 年号 实验室管理体系文件代号 图2. 程序文件编号规则 GDK/SYS—□□□□/□□—□□—□□ 作业文件顺序号 部门代号 作业文件代号 年号 实验室管理体系文件代号 图3. 作业文件编号规则 作业文件代号 C1——标准方法类作业指导书 C2——非标准方法类作业指导书(包括非标准方法) C3——设备操作规程 C4——样品类作业指导书 C5——数据类作业指导书 C6——部门规章制度、管理办法 部门代号 BG——办公室 KF——科技发展部 RZ——人力资源部