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個案撮要 有關職業訓練局 招標程序有欠妥善的投訴 投訴 一間工程公司(投訴人)於二零零五年十一月十五日收到職業訓練局（「職訓局」）以傳真發出的一份招標文件，為該局轄下香港專業教育學院某分校供應一套共四項烘製麪包的爐具。 2. 文件列明： (a) 截標時間為二零零五年十一月十八日上午十時； (b) 器材須於十一月三十日或之前送達並裝妥，供該校在開放日使用；以及 (c) 逾時提交或未能配合送貨時間的標書將不獲考慮。 3. 投訴人不滿招標時間過短，送貨日期亦太倉卒，因為有關器材在歐洲製造，須預先訂購。因此，投訴人作出投訴，並懷疑職訓局在招標前已和某供應商存有共識。 職訓局的初步回應 4. 職訓局表示，希望能從本地供應商的存貨購買該批器材。分校職員在擬定招標規格前，曾考慮到該校的培訓需要及職訓局轄下其他院校的類似設備，並參考過本地供應商的貨品目錄。 5. 為配合分校於十二月九日及十日舉辦開放日暨周年慶祝活動而急需使用有關器材，是次招標員是得到適當授權，把截標期限由五個工作天縮短至三天。時間如此緊迫，是由於某些分校無法控制的因素（例如需待審批款項讓該校推行一項特別計劃，作為校慶活動的一部分）。 6. 職訓局認為，是次招標已按照該局的採購規則公平地進行。 本署的調查工作及結果 調查過程 7. 本署人員曾查閱職訓局的採購手冊及相關檔案，並會見了分校的院長及一名行政主任（以下分別稱為「職員A」及「職員B」），以及職訓局總部負責採購事宜的一名高級人員（「職員C」）。我們亦曾以不披露所涉機構的方式，邀請政府物流服務署（「物流署」），就一般招標事宜提供專業意見。 查閱檔案所得資料 8. 招標前，分校人員曾與六家供應商聯絡或前往其商舖參觀，請他們報價或提供貨品目錄，其後提名了其中兩家（包括後來中標的K公司）予職訓局總部作招標之用。總部又從職訓局的登記供應商名冊中選出另外九家供應商，邀請他們投標。 9. 這11家獲邀投標的供應商中，只有K公司出價投標。其他供應商的回應撮錄如下： (a) 四家沒有回應； (b) 三家（包括投訴人及另一家獲分校提名者）表示，由於無法趕及截標日期並在限期前送貨而沒有投標； (c) 兩家表示，由於趕不及送貨期限而沒有投標（其中一家在截標後如此表示）；以及 (d) 一家遲交標書，而且只就一項器具出價。 10. K公司其實提交了兩份標書。第一份標書於二零零五年十一月十六日提交，由職訓局的「開標小組」於十一月十八日蓋印及簡簽。然而，該標書並未包括第(4)項器具（即攪拌器）的報價，而第(3)項器具的送貨日期則註明為「預計抵港時間約六至八星期」（即二零零六年一月）。 11. 職訓局於二零零五年十一月十八日截標後，收到K公司的第二份標書，註明是「補充報價單」，其上並沒有開標小組的蓋章或簡簽。這份標書有下列的改動： (a) 涵蓋所有器具，但攪拌器送貨日期註明是「預計抵港時間約六至八星期」；以及 (b) 第(3)項器具的送貨日期已改為「即時」。 12. 十一月十八日，總部將K公司的兩份標書轉交分校評審。職員B在同一天以書面確認K公司的第二份標書完全符合分校的招標規格，建議局方接受。 13. 職員C於十一月十九日批准K公司的標書。職訓局遂於十一月二十一日向K公司訂購器材，註明須於「十一月三十日或之前送貨」，並夾附該公司的第二份標書（註明攪拌器需於稍後才送貨）。 14. K公司於十一月二十二日發出確認訂貨通知，重申攪拌器的送貨日期為「預計於二零零六年第三個星期或之前抵港」。 15. 職員B應本署要求，提供了K公司的送貨單（該文件並未存檔），顯示該批器材於二零零五年十二月一日送貨，當中包括一個不同型號的攪拌器暫借予分校使用，直至招標文件中列明的型號送到為止。 16. 本署無法從檔案記錄中確定補充報價單是在什麼情況取得，K公司的投標何以被視為符合規定，而雙方又如何達成攪拌器的暫借安排。 與分校職員會面 17. 職員A聲稱，在物色供應商期間，他和下屬曾到K公司參觀，認為該公司展示的有關器材合用，攪拌器則因太大除外。因此，他在正式提出採購時，便訂購了一部較小的攪拌器。他否認偏袒K公司，並堅稱本地巿場或許有該批器材供應，可以透過招標採購。 18. 職員B表示，標書由該校負責物料供應的職員（「職員D」）評審。過程中職員D曾致電K公司，確定對方可以把攪拌器準時送貨，但並沒有把協議記錄在案。由於這項口頭協議是用作補充K公司的第二份標書，她認為該公司的投標符合有關規定，於是建議局方接受。 19. 在職訓局發出購貨訂單後，K公司通知職員D不能如期在二零零五年十一月三十日把攪拌器送到分校，但可以借出一部不同型號的