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电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展 　　摘 要：信息时代的到来，档案事业不断进步，多元化的信息技术融入到档案管理行业中，为推进现代社会发展形势下档案事业的可持续发展，应当加强电子档案与纸质档案的整合利用，促进二者共存发展。本文简要分析档案管理工作中电子档案与纸质档案的优势与不足，并探讨如何实现二者之间的整合利用与共存发展，仅供业内人士参考。 　　关键词：电子档案；纸质档案；整合；利用；共存发展 　　档案管理工作主要包含档案的收集、整理、鉴定、检索、编辑和开发利用等内容，在档案管理工作中，电子档案和纸质档案都是档案管理中的重要部分，各自具备一定优势和不足，为推进档案事业的现代化发展，应当尊重事物的两面性，准确把握电子档案与纸质档案的实际特点，加强整合利用，实现优势互补，真正实现电子档案与纸质档案的共存发展。 　　1 电子档案与纸质档案整合利用的必要性 　　现代社会经济发展形势下，科学技术不断进步，电子档案得以产生和应用，一定程度上拉动了纸质档案的发展。可以说，电子档案的产生和应用，打破了档案管理工作中纸质档案的传统模式，通过对信息技术的有效运用，节约了人力物力资源，实现了档案管理一体化，档案管理工作效率明显提升。因此在档案事业发展过程中，若能够准确把握电子档案与纸质档案的具体特点，加强整合利用，能够实现电子档案与纸质档案之间的有序转化，对纸质档案进行妥善保存与管理，并确保电子档案的信息化优势得到有效发挥，通过双向联系，推进电子档案与纸质档案的协调发展，对于档案事业建设与发展具有重要意义。 　　2 电子档案与纸质档案各自优势与不足 　　2.1 电子档案的优势与不足 　　现代社会科学技术的发展，推进了档案事业的进步，人类社会生活呈现出多元化特征，社会各项经济活动的开展，离不开信息技术的支持。此种形势下，档案管理工作逐渐迈入新的时代，电子档案逐渐产生并得到广泛应用。 　　电子档案具有良好的应用价值，其存储量较大，不会占用实际空间，便于管理和应用。在档案管理工作中，电子档案模式能够实现档案之间的互相传输，具备资源共享的优势。电子档案在计算机系统内的保存时间较长，且档案资源的查阅更具便捷性、高效性，有助于提升档案管理工作效率。 　　电子档案也存在一定不足，尤其是信息存储方面，其安全性较低，部分不法分子利用技术手段获取保密的档案信息，导致档案管理工作存在严重的安全隐患。电子档案运行过程中主要依靠设备，缺乏独立性，此种情况下，一旦设备出现故障，极易导致电子档案信息资源丢失，此种情况下，电子档案信息存在严重的安全隐患。 　　2.2 纸质档案的优势与不足 　　自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。 　　纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。 　　3 电子档案与纸质档案在利用方面的比较 　　纸质档案的载体是文本实体，具有相对的稳定性，文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，对它的利用途径是通过提供档案原件、档案副本或复制品、档案信息加工品等满足用户的需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式.使档案信息在利用上不受时间和空间的限制，可以随时随地利用进入网络的开放档案，网络不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，还可以形成档案汇编或其它形式的编研成果以提供利用。 　　然而，由于信息的易更改性和共享性.在电脑应用上要具有限读功能，即具有反删改、反复制、反销毁功能，才能防止泄密。通过电子档案和纸质档案整合和利用活动的比较，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致。其区别也就显而易见。尽管电子档案和纸质档案存在诸多不同。然而从档案的开发利用方面讲，二者却具有异曲同工之妙。 　　4 电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展的具体策略 　　4.1 坚持扬长避短 　　档案事业建设与发展过程中，在准确把握电子档案与纸质档案各自优势与不足的基