试析房产档案信息化管理要点.docVIP

试析房产档案信息化管理要点 　　摘 要：当前的时代是信息化的时代，我国各行各业中都需要进行科学的管理，尤其是在档案管理的方面，对于提高管理水平以及效率都具有积极的促进意义。在房产档案的信息化管理过程中，实际上是对传统档案管理方式的一种创新，其中必然是存在一些问题，本文主要针对房产档案的信息化管理要点问题进行阐述，希望对今后的房产档案收集与管理工作提供一定的帮助。 　　关键词：文书档案；收集；整理；信息化；管理要点在进行传统档案管理的过程中，主要都是采用手工的方式进行处理的，所以在工作效率方面并不是很高，并且要想存储这些房产档案，还需要很大的空间进行存放，在查找时又会显得十分困难，在这种情况下，信息化的发展为房产档案的管理带来了新的发展契机，实施信息化的档案管理并不是简简单单的，只有掌握了管理要点，才能起到事半功倍的作用，为了让房档案朝着更加健康的方向发展，本文对相关的文书档案收集与管理工作的要点进行了简要的阐述，前提是在信息化的发展大环境下进行的，希望通过本文的论述能够为今后的智能档案管理作出贡献。 　　1 房产档案管理的概念 　　对房产档案进行信息化的管理，其中包含了众多的内容，但其中最主要的是对具有保存价值的文件材料进行管理。房产档案中，文书是其中必不可少的组成部分之一，对过去以及当前的房产形势进行有效的记录，在一般情况下，要求文书档案具有完整性，其中文号的编写是必不可少的，并且还包含外来文件、内部发文、正件、附件等，通过管理人员的收集与整理的过程中，分门别类的进行归档。通过房产档案，可以反映出产权人以及房屋的自然状况，甚至是土地的使用情况等，其中包含的主要形式有计算材料、文字材料以及公司证照、商标证、照片、声像、实物、基建档案等，可以说档案的载体是十分丰富的。 　　2 房产档案的收集 　　在对房产各类档案进行收集的过程中，一定要严格根据规章制度办事，尤其是要对一些零散的文件进行收集，对于刚刚处理完的文书档案就要在第一时间进行整理并且将其收集起来，防止在今后使用过程中出现混乱的现象，就当前的实际情况而言，档案收集工作大多都已经采用现代化的管理方式，计算机是主要的工作载体，将文书档案重点字段录入计算机中进行保存，安全管理档案的概率也就因此得到了进一步的提升。因为房产档案不同于一般的档案，其自身具有专业性以及动态性的特点，在档案管理的过程中经常会有对屋面进行丈量以及对土地界限进行认定等环节，这些必须要在档案中得以充分的体现，就要严格遵循档案收集的相关制度规定，并且认清房产档案的特点，让档案管理处在一种动态的环境之中，当前所采用的一种动态房产档案管理软件系统充分体现出了动态性的特点。 　　3 房产档案的管理 　　在对房产档案信息进行管理的过程中，首先要将其进行合理的划分，在现代化的科技手段运用下，主要是采用计算机与扫描仪等设备将原有的纸质档案向数字化档案的方向转移，这样可以实现档案资源的智能共享，让档案的价值得到最大化的发挥。众所周知，在人们的生活中，衣食住行是必比可少的内容，其中的住就是人们的住房问题，如果房产档案的管理不明确，那么对于人们的生活品质提升必然会造成一定的间接影响。所以必须要将房产档案信息管理得更好。从整体上来看，在进行房产档案信息管理的过程中，主要可以分为以下几个部分进行管理。 　　第一方面是房产的基本信息管理，也就是说不同的房产具有不同的特点，在房屋的坐落位置、建筑结构以及建筑面积等信息上都呈现出一定的差异性，这些信息需要进行不同的归档与整理，保证输入到计算机中的准确性，具体的做法是可以将相似的档案信息内容采取横向联系的方式与相关档案类别的国家规定标准相结合进行归类与整理，这样可以使类别变得更加清晰，在查找时也会变得更加便捷。 　　第二个方面是房产的初始信息管理，这一方面的内容主要是针对最为原始的房产登记资料而言的，最初的登记资料中包含了建筑工程所需要的土地证、用地证以及规划许可证、施工、预售证、竣工验收合格证等，这些档案信息相对重要，因此更需要加强管理，提高管理的安全性。具体来说，可以将相关资料按照编档号的形式录入进档案系统中，根据档案编号的不同，进行查找与利用，在编制档案号时，要注意的是每一个档案的编号都是唯一的，并且只能有一个编码，二者是相互对应的关系，这样无论在何处查找房产档案，只要搜索相应的编码或者档案号，就能将房产的初始信息调取出来，档案管理员及时挂接电子文档扫描件，方便预览借阅工作，省去柜台文件来往流程，让档案日常借阅工作变得更加简捷。需要注意的是，档案号的编制是不能随意进行更改的，因此要求公司相关部门在制定档案分类编号时需要慎重考虑各方因素。 　　第三个方面是对房产的交易信息进行管理，房产有时会经过一次甚至几次的转让，或者更换户主的姓名等，这些历次的房产登记交易记