文秘实务与案例第二版）张勇第七章文书工作课件教学.pptVIP

一、签收和拆封 1.签收 （1）清点。在正式接收公文之前认真对照传递文书单或送文登记簿的信息进行查看，以确认文件的登记件数与实有件数是否相符。如果不符，则可能是在传递过程中出现了遗失，应主动和发文机关进行联系。 （2）检查。核对封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，如有误投，应立即退回。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。 （3）签字。经清点、检查无误后，在传递文书单或送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。签收时要签写收件人的全名，并注上收到的年、月、日，急件要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。 一、签收和拆封 2.拆封 （1）对签收的公文进行简要分类，一般公务文书可由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。 （2）拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。 （3）逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少文事不符错送文件等，联系后妥善处理。 （4）拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。 （5）拆封后的空封筒应集中存放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。 二、登记 登记所使用的方式主要有簿式登记、卡片式登记、联单式登记三种。 在登记收到的文件时，应注意以