国立云林科技大学公文处理规则壹、目的为使本校公文处理得以迅速.doc

國立雲林科技大學公文處理規則 壹、目的為使本校公文處理得以迅速、確實，便於掌握管制，建立文書作業電腦制度，俾各單位能知所遵循，充分配合，進而提高行政效率，促進校務順利推展，特制定本規則。 貳、收發 分文 退文 銷號一、 設總收發與單位收發：(一) 總收發 — 設於總務處文書組。總收發收到公文應立即作來文登錄並分文各承辦單位，印「送件清單」隨公文送請各單位 簽收以明責任。 (二) 單位收發 — 由各處一、二級單位責成一人負收發之責，但單位成員均可代為於電腦上簽收，且不得拒絕，以免延誤，再交由單位承辦人或其代理人簽辦，俟單位主管批回後再作來文登錄，並登錄於「公文處理登記簿」，以備本人及主管隨時查詢，及作為調檔之依據。 二、 分文： 郵件經收發室簽收分類、登錄，篩選出公文件，由文書主管予以拆封，依公文業務性質予以判斷適切之承辦單，並立即於電腦作來文登錄、分文，且印製「送件清單」，單位簽收後交承辦人員作後續之必要處理。 退文 ： 各單位如發現總收文分文有誤或有疑問時，請先以電話向文書組反映，並協商適當之承辦單位，文書組同意改分後，再於電腦上作退文重分手續，但如業務權責模糊，一時難判定適當承辦單位，請原分承辦單位向文書組索「退文單」(如附件)填寫，並作「移文改分」手續，文書組簽註意見後送核判分，經核判定案單位應即簽收承辦，不得拒絕。退文切勿私相授受，以明權責，並便於日後稽催