公司发文管理办法探讨.doc

发文管理办法 第一章 总则 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。 第二章 行文规则 公文的种类 公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。 公文格式 公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XXXX公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 其它：公文排版要求详见附件。 行文要求 行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版； 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。 公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。 关于公司的公文编字 为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为： 发文部门或人员 编字 说明 执行董事 桂新董字 1、发文由办公室统一编号； 2、发文字号3号仿宋体；序号为3位；年份用六角括号“〔　〕”如“桂新办字〔2002〕第001号”； 总经理班子 桂新总字 经营部 桂新经字 办公室 桂新办字 人力资源部 桂新人字 财务部 桂新财字 生产中心 桂新生字 总工室 桂新工字 供应部 桂新供字 第三章 发文程序及要求 发文包括拟稿、校对、审、签发、用印、等程序。 公文的草拟草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，标点符号人名、地名、文件名称、事物名称等，不简称。公文审核。由。公文。公文签发后，盖章。附则 本负责解释。本由办公室总经理批准后执行。自之日起实施附表一、办文呈批单 办文呈批单 文件标题 （ ） 文件编号 桂新 字〔 〕 号 密级 附件 拟稿人 日期 年 月 日 公司领导 办公室主任 经办部门经理 相关部门经理 拟 稿 说 明 办公室秘书签字附表二、发文登记簿 发文登记簿 日期 文件类别 编号 文件名 经办部门 对方单位 呈批时间 审批人 下发时间 回复确认 备注 附表三、公文格式及要求 公文格式及要求 项目 性 质 字体 字号 行距（倍） 字距 页边距（cm） 用纸规格 其它注意事项及要求 标 题 正 文 标 题 正 文 上 下 左 右 草 稿 黑 体 幼 圆 三 号 五 号 WPS字处理软件3毫米 标 准 2.8 2.8 1.5 6.0 A4 标题与正文之间空一行； 落款下正文之间空3空 每页标注页码注明： 落款之后注明： 注释：(1)此件为草稿(第*稿)； (2)拟稿人：(签名) 审核：(签名) 打印人：(签名) 正 式 文 稿 华文中宋（加粗） 仿 宋 体 二 号 四 号 WPS字处理软件2毫米 标 准 3.7 3.5 2.5 2.6 A4 上报公文需识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右字空1字；“签发人”用3号仿宋体字，姓名用3号楷体字标识； 正文中小标题用3号黑体字； 每一自然段首空2格； 正文与附件之间空