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浅谈精细化档案管理 [摘要]：以日照港岚山港区北作业区1#2#通用泊位后方堆场工程监理档案管理工作为例，浅谈“精品档案”管理的方法。 [关键词] 档案、精品、精细化标准化、措施、效果 围绕日照港岚山港区北作业区1#2#通用泊位后方堆场工程“争创国优”的工程创优目标，监理部在制定和实施工程监理安全、质量、进度、环保、文明等计划的同时，明确了“创精品档案”的项目档案管理目标，通过精细化标准化档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统、及时。 一、工程概况 （一）工程名称 日照港岚山港区北作业区1#2#通用泊位后方堆场工程（下称本工程） （二）建设单位 日照岚桥港务有限公司 （三）工程地点 位于日照市岚山区滨海大道66号 （四）建设规模 新建1#2#通用泊位后方堆场约31.68万平方米，包含地基处理、堆场照明配电系统、生产与辅助建筑物、工业电视监控系统、通信、给排水、消防、道路、基层、面层等。 1#2#通用泊位后方堆场工程总平面布置图 （五）工期目标 本工程工期目标为：2013年7月10日开工，2014年7月10日完工。 （六）质量目标 工程质量必须满足设计要求，确保达到现行国家验收规范规定的合格标准。 二、精细化标准化档案管理工作主要措施 日照港岚山港区北作业区1#2#通用泊位后方堆场工程自2013年7月20日正式开工，我与2013年10月接手档案管理工作,2014年7月工程竣工，2014年8月完成单位工程及档案资料验收。监理部的档案管理工作随着工程建设进展而随之展开，主要通过7个措施有效实现项目档案的精细化、标准化管理，确保档案工作顺利通过验收。 (一)明确工作目标，统一思想 项目档案管理目标：“优先满足行业、建设主管部门及业主具体要求，创精品档案”。 监理部档案管理工作具体原则是工程项目立卷归档工作的前提： 1. 坚持监理文件与工程形象进度同步的原则。 2. 坚持“谁形成的监理文件，由谁负责立卷归档”的原则。 3. 坚持项目总监对本部门监理档案管理全面负责的原则。 监理部从思想上重视档案的管理工作，强调监理部全体员工的档案工作意识，从思想意识上为做好项目档案管理工作奠定基础。 首先，项目档案是项目实施过程的活动记录，是如实反映实际的重要手段，具有完整、准确、系统、规范、及时、安全等特点。 其次，档案的最终目的，要便于日后的查找和利用，应具有成套性、闭合性的特点。 因此，档案必定是在施工监理过程中就形成的一整套资料，档案工作必须是一个全员参与的工作。 健全组织机构，落实职责 监理部成立了以项目部总监为领导、各部门主要人员为成员的档案工作小组，建立了档案管理保证体系，明确责任人。同时配备稳定的专职资料员，切实做好项目监理文件的收集、整理、归档工作。 (三)制定管理制度，规范标准 根据本工程档案工作的特点和要求，建立了档案保证制度，明文规定了档案工作的内容，并要求监理部全体员工严格遵守档案管理规章制度，做好日常档案形成、整理、借阅等，树立档案工作人人有责的观念。 为规范档案整理，准确立卷，监理部对工程档案文件材料进行了分类，包括：监理依据性文件、监理月报、月度报表、监理平行检测报告、监理旁站记录、监理安全等资料。按照此分类，以“谁形成谁负责”为原则，要求相关人员完整、准确、规范地做好文件的收集、整理工作，并严格执行项目部档案资料收集上报要求。 (四)完善基础设施，物质保障 “巧妇难为无米之炊”，基础设施是保障和提高档案管理工作的必要条件。监理部设置了档案室，办公设施配备齐全：档案柜2个、电脑1台、多功能打印机1台、空调1台。 档案柜 空调 多功能打印机 基本设施配备极大限度地改善了档案保管条件，为档案管理提供了良好的设施保障，为档案管理上档次、上水平创造了扎实的物质条件。 (五)加强过程控制，有效监督 监理部档案领导小组不定期地对档案管理工作进行检查，对发现的问题及薄弱环节及时整改，确保档案工作有序进行。 1. 强调业务能力培训 精细化标准化档案工作的实现，与档案管理工作人员的业务能力息息相关。为此，项目部注重人员的业务能力培训。 （1)分管领导进行档案管理知识的培训，学习和了解本工程档案工作的要求。 （2)专职资料员参加公司组织的档案管理相关业务及工程知识的培训，掌握本工程中项目部的档案管理制度、明确个人的档案工作职责： 公司档案管理培训资料 ① 对往