有效报告工作的方式与原则.docVIP

有效报告工作的方式与原则 大纲 一、有效报告的方式 1.口头报告 2.书面报告 二、有效报告的类型和运用规则 1.告知性报告 2.请示性报告 3.建议性报告 4.协调性报告 三、有效报告的时机和原则 1.有效报告的时机 2.有效报告的原则 知识点汇总 概念 C01：口头报告 C02：告知性报告 C03：请示性报告 C04：建议性报告 C05：协调性报告 原理 K01：口头报告的优点 K02：口头报告的缺点 K03：书面报告的优点 K04：告知性报告的主要内容 K05：请示性报告的要素 K06：建议性报告的基本特征 K07：协调性报告的注意事项 K08：需要进行报告的情况 K09：有效报告价值性原则的体现 K10：有效报告技巧性原则的体现 K11：有效报告透明性原则的体现 重要信息 I01：请示性报告与告知性报告的区别 正文 一、有效报告的方式 报告工作的方式通常就是两种：口头报告方式和书面报告方式。 1.口头报告 口头报告是最常见的一种报告方式，是向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实、寻求理解、明确形势、制订决策等问题具有重大意义。 出色的口头报告不但可以让领导在短时间内掌握下属工作的概况、进度、主要成绩、存在问题以及下属的想法，而且下属还可以通过报告来展现自己的实际工作能力和口头表达能力，给领导留下深刻印象，为自己未来的发展创造机遇。 口头报告形式灵活、内容丰富，而且时间限制不是特别严格。 一般在工作的执行过程中可以随时进行口头报告。这会使工作进程中获得的信息比记录存档后的资料更新更及时、有效、可靠，报告人也可以及时与上级进行讨论，从而得到最快的反馈和指示。这将有利于领导决策的制定和快速落实。 口头报告的成本也很低，即使是通过电话、网络视屏等媒介方式来进行，相对来讲，也能够极大地降低所占用的时间和其他资源的消耗。 当然，口头报告也存在一些不利的因素： 例如，口头报告容易出现报告不真实或者信息错误等现象，一些下级为了保护或者获取自己的利益，可能故意报告错误的信息来误导领导，上级领导可能也没有很多时间去充分地、全面地思考、分析判断这些信息，就容易做出错误的决策。 同时，因为口头报告的信息大多数情况下不记录、也不存档，所以这些信息不能被保留和检索，以备将来之用。这些信息仅仅是保留在那些当事人的头脑中，因此其他人员想要分享这些信息就非常困难，尤其是在当事人不能或不便透露信息的情况下，当需要用旧信息产生新数据时，新旧信息就很可能产生误差，不能达到一致。 2.书面报告 为了弥补口头报告的不足，日常工作中，还有一种常用的报告方式，就是严谨而又规范的书面报告。 为了加强行政管理，提高工作效率，各个机构要定期进行书面工作报告。一般机关、企事业单位，甚至社会团体，都有非常规范的书面报告制度，来规范组织管理中各类报告的工作行为。 书面报告可以真实地记录工作进展的情况，能够体现个人或团队的工作水平和工作业绩，也更有利于领导掌控全局。 书面报告更强调要以事实为依据，力求客观、公正；报告中分析、评价要恰如其分，意见、建议要符合实际情况，具有可操作性。 如果书面报告的内容中涉及重大事项、重大损失、违法违规行为的，还需要具体说明事项的缘由、经过，做出分析与评价，并提出处理的意见和建议。当然，在紧急情况下，可先作简要报告，随后再做补充报告。 书面报告的应用非常广泛，无论是内部管理还是外部协调，都需要进行正式的书面报告。 在法制建设日益健全的情况下，书面报告的形式受到越来越多的重视和广泛地应用，因为它是最好的法律证据。 书面报告包括定期报告和专项报告，可以涵盖工作中所有的内容。 书面汇报的优点是：可以提供可靠信息、更易管理和长期使用。 但是，需要注意的是，如果每天或凡事都要事无巨细做书面报告，那么大家在使用报告文档的时间和资源占用上，花费都会比较大。同时，领导也会因为太琐碎而忽略了其中重要的报告。 所以，在现实工作中，一般都是将口头报告和书面报告相结合，以书面的形式撰写提纲、罗列数据图表，形成正式报告，提交存档。同时这些内容也可以用口头报告的方式在不同的场合进行报告，或先进行口头报告，再整理成文提交，这样才能产生最大的效能。 二、有效报告的类型和运用规则 无论是口头报告还是书面报告，从报告的类型来分，主要有四大类： 1.告知性报告 告知性报告是那些不涉及批示、请求的报告内容，通常属于下属自我职责范围内工作情况的报告。比如，任务的完成情况、工作的动态以及一些突发事件等，尽管都属于下属自己有权决定的工作事项，但也需要让领导了解进度和状况。 这种报告的内容比较广泛，通常需要用陈述的方式，将情况发生的原因、过程、结果、解决的方法、解决后的情况、不利或有利的影响等，做概要性的说明，其中最重要的四项内容是： （1）明确事件