讲稿-哈尔滨档案信息网.doc

《企业档案工作规范》讲稿 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　高峰 《企业档案工作规范》总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业改革发展和和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设。《企业档案工作规范》首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理国际标准（如ＩＳＯ９００１《质量管理体系要求》）和档案管理国际标准（如ＩＳＯ１５４７８９．１《档案管理通则》）的基本要求，是档案工作标准化建设的重要创新，是新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和工作依据。 《企业档案工作规范》共设九章和附录 范围：按标准格式要求，明确和介绍了标准的适用范围； 规范性引用文件：列举出标准中所引用的相关标准和规范性文件； 术语和定义：列举并解释了本标准中使用《档案工作基本术语》没有提到的术语； 档案工作原则：提出了企业档案工作遵循的基本原则，明确了企业档案与企业档案工作的性质和作用、企业档案工作的管理体制、企业档案工作任务和目标，企业依法管理档案的责任； 档案工作组织：明确了企业档案管理网络构成，企业、文件形成部门、档案部门应承担的职责，及档案人员素质要求； 档案工作制度：明确了企业档案工作制度体系、制度制订程序以及应当制定的工作规章、管理制度和业务规范； 档案业务工作：明确了文件材料形成积累、归档、收集、整理责任与方法和档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体要求； 档案信息化建设：明确了档案信息化的目标和原则，对电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及电子档案的安全与保管提出要求； 档案工作设施设备：对企业档案工作中设施、设备的配备提出要求。 附　录　标准的两个附录是标准的资料性附录。附录Ａ《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照；附录Ｂ《表格样式》。 第一章的范围 这一章明确指出了《企业档案工作规范》的主要内容和适用范围。根据国家单位普查，我国现有企业法人及产业活动单位1007万。从所有制分有国有、民营；从规模分，有大中小；从类型分有工矿生产企业、有服务类第三产业。虽然《企业档案工作规范》主要是依据工业产品生产类型企业的档案管理实践而制定，但是其中所给出的有关企业档案工作原则、组织建设、制度建设、档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南等，具有普遍指导意义，因此其他类型企业（如交通运输、金融证券、电信电力、设计研究等）及事业单位都可参照使用。 第二章的相关标准及规范性文件我就不讲了，在下面章节中涉及到什么标准或规范性文件再讲。 第三章术语和定义 企业档案，是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的的保存价值的各种形式的文件。 “企业档案”的的概念在我国档案工作中已有二十多年的历史，也对其进行了多次的界定。最后一次是2002年，国家档案局、国家经贸委和国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》中，将企业档案界定为“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。那么它与《企业档案工作规范》相比较，其变化主要是： 一是增加了“研发”。过去在计划体制下我国科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动，属于科技事业单位。这些科技事业单位的档案管理，在国家档案局20世纪90年代初组织的科技事业单位档案工作目标管理活动中取得很大成效。体制转变后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发”主要针对科研设计类企业或企业中的研究开发活动。 二是去掉了“有保存价值”前“对国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广、形式多样，投资主体多方。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的《公司法》甚至允许注册一人投资设立的有限责任公司。因此这些限定词就有局限性和不适应性，而去掉限制词不代表企业档案管理对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。在我国，无论何种类型、所有制企业，必须依照中华人民共和国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须符合《档案法》的要求。 三是将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此没有提及载体。 档案信息化。是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。 “提升过程”，表明运用信息技术形成、管理和利用档案，是一个发展、创新的持续性提升过程，不是一蹴而就，与国家将信息化界定为“过程”、“进程”的表述是相一致的。 “工作方式”，表明这种技术创新和进步的过程中正在形成一种新的工作模式，使过去的几十年来形成的管理惯例、模式、方法正在进行着根