制作公文注意事项-924.doc

製作公文注意事項 製作公文（紙本簽核）時，請務必點選「發文日期」，否則列印函(稿)時，發文日期欄位皆空白；設定列印選項時，請務必勾選「套印條碼」，俾利發文作業。 繕打正、副本單位 應使用全銜，不可使用括弧。 正確範例： 正本：本府○○處、本府○○處、本府○○處 副本：本府○○處○處長○○、本府○○處○副處長○○、本府○○處○技正○○、本府○○處○○科 錯誤範例： 正本：本府（○○處、○○處、○○處） 副本：本府○○處（○處長○○、○副處長○○、○技正○○） 若使用機關群組，請勿在「輸入區」同時輸入多個群組，（例如：複製Word檔之多個群組直接貼在「輸入區」），正確做法為點選「常用機關」，再點選「群組名稱」；若在「輸入區」只能輸入單一個群組（例如：本縣各國民中學）按新增後，再輸入另一個群組，否則系統會產生對應錯誤。 請勿直接在「輸入區」輸入地址，正確做法應於輸入受文者名稱，按「新增」後，於受文者資訊欄框內，輸入郵遞區號及地址。 製作公文（繕打新公文）開啟範本，若是常用的函、書函、開會通知單等格式，請使用「機關共用範本」，勿點選「99公文橫書範本」，以免使用到舊格式而發生錯誤。 紙本陳核公文送發文，承辦人若選擇自行列印公文時，不論受文單位能否電子公文交換，請列印所有正副本受文單位。 縣長請假期間決行之公文，函(稿)及筆硯系統檔案皆須署名 「縣長卓○○ 請假 副縣長楊○ 代行代行縣長卓代行?，點選「含附件」，帶入預設值，以免產生錯誤，無法進行電子交換】 「含附件」設定之操作流程如下： 點選?，點選「含附件」，帶入預設值  各單位已送發文之公文（線上簽核），如缺少附件（電子檔未上傳）、附件未註明「共幾個電子檔」、內容有誤……等因素，發文人員登錄退件原因，公文流程送至業務單位簽收匣，承辦同仁收到退件公文，請務必先查看流程知悉退件原因並確實修正後再上傳，以避免轉輾延誤公文處理時效。 線上簽核公文如須領回自寄，送發文前，請於「承辦意見」欄註明【公文自領或自印公文等字樣】，並與校對人員電話聯繫，以免誤寄公文。 紙本或線上簽核公文，受文者多個單位無法逐一列舉時，請於受文者單位或機關名稱後，加註（如後附名冊共○個單位），或於稿面（承辦意見欄）註明「共○個單位」，以利發文作業。 範例：本縣各○○公會（如後附名冊共○個單位） 註：紙本簽核公文於函稿後附上名冊，線上簽核公文則點選【參考資料】，夾帶名冊檔案。 製作公文如非電子交換公文，函稿左上方不應出現「電子交換機制：第一類」字樣，如出現該字樣，請設定為不顯示：於筆硯公文系統【預視】狀態下→點選【特殊列印】→將【(套印發文方式(稿)】前面(點掉→點選【套用】，函稿左上方即不顯示「電子交換機制：第一類」字樣。（設定說明如下附圖）  100年11月22日 第 1 頁，共 10 頁 (6)函(稿)即出現(含附件)字樣 (5)點選含附件，帶入預設值 (4)點選? (1)點選副本 (2)輸入受文單位 (3)點選新增 (1)於筆硯公文系統「預視」狀態下→點選【特殊列印】 (2)(套印發文方式(稿)前面之(點掉 (3)點選套用 (4)函稿左上方不顯示「電子交換機制：第一類」字樣。