国家文秘3级操实重点考点.docVIP

第一章会议管理 会议筹备方案的内容：确定会议的主题与议题、确定会议的名称、确定会议的议程、确定会议的时间和地点、确定会议所需的设备和工具、确定会议文件的范围、确定会议与会代表的组成、确定会议经费预算、确定会议住宿和餐饮安排、确定会议的筹备机构。 确定会议主题的要素：有切实的依据、必须结合本单位的实际、有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 会议筹备方案的作用：确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导的意图得以贯彻执行。 电话会议交流信息的特点：A、方便灵活B、缺少身体语言，难以进行互动交流，难以传递大量细节信息，缺少文本C、可以搭配使用其它通信方式，增进信息的传输与交流。 电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。 人数较少或单位个人参加会议，可直接使用带有免提扬声器的电话机。 视频会议适用于：布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施的情况。 视频会议的特点：A实现了声音和图像同时传送。B、打破了空间的限制。C、节省时间、费用。D、交流效果较好。E、视频会议的局限：准备时间长，投入成本高，没有互动效果。 视频会议的要求：A、发出开会信息。B、分发文件信息资料。C、布置会场。D、设置与检查会场信息传输设备。E、做好会议信息准备。 会场的环境要安静、清洁。主会场和分会场要悬挂会标，突出会议的主题，同时便于电视宣传报道。会场内可以配备高速传真机。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。视频会议时间紧，能够发言的人数较少，发言的时间相对较长。 远程会议可以节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式作永久记录、交流更加直接与简短。 会议筹备方案的制定程序：组建会议筹备委员会，分成筹备小组，形成筹备方案，领导审核方案。 电话会议语言使用应该注意：A、内容集中、体现会议主题。B、保证时间。C、讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句。 大中型会议座位安排：划好区域，贴上标识牌、指示牌、座位名签等，使与会人员顺利入座。 表彰总结会议座位安排：被表彰、受奖励的对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签。 报告会、表彰会、联席会座位安排：报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法。 会前准备工作的基本要求：充分、周密、安全。 大型会议在礼堂、会堂、体育场馆举行，采取大小方形和半圆形。中小型会议在会议厅、会客室、会议室进行，可以摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等，使与会人员坐的比较紧凑，便于讨论和发言。 主席台座次的安排：A、依据职务的高低和选举的结果安排，先左后右、由前至后。B、会议主持人有时需要在前排的边座就座，可以按职务顺序就座。C、主席台桌上左侧放置姓名台签。 影响会议质量的因素：温度和湿度、光线、空气流通、安静程度、家具舒适度、会间休息等，还有会议所需文具、茶水、毛巾等是否齐全。 检查会场布置情况：是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托氛围的装饰物是否放置得体。 会务筹备情况检查结果的形式：书面、口头、协调会三种形式、 会务筹备情况检查的方法：听取会议筹备人员的汇报，会前现场检查，确保所有的事项都条理清晰，注意气味。 对检查所发现问题的纠正：A先要对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。B、找出原因，寻求解决方法。C、在人财物方面为纠正偏差做好相应的准备。D、责任到人，抓紧落实，及时将纠偏的结果进行通报。 会议文件审核的内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件的具体内容， 审核会议文件的具体内容包括：审核会议文件与会议主题的关系，偏离会议主题的内容要进行修改和提炼；审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符；提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商。 会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。 会议文件的审核：会议文件涉及的部门较多要进行必要地会商，在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审。 与领导沟通会议有关事宜的原则：时间性、及时性、全面性。 与领导沟通会议有关事宜的时机：会议筹备阶段，会中阶段，会后阶段。 与领导沟通会议有关事宜的效果检查时应注意： 要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反映；沟通在会前、会中、会后要突出各自的重点。 会议协调的目的：妥善的协调处理各种关系、矛盾和纠纷，保证会议的胜利召开、顺利进行和圆满结束，其实质是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。 会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为。大中型会议事先要安排好医护人员在会场应急。 拟定