广州市归档电子文件整理（标识）规范.doc

广州市归档电子文件整理规范 根据《电子文件归档与管理规范》(GB／T 188942002)，结合我市机关、企事业单位档案综合管理分类方案，制定广州市归档电子文件整理规范。 概念 电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 归档电子文件的整理 （一）分类 归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。 归档电子文件以件为单位整理。 同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等进行分类。为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”） T—文本文件；I—图像文件G—图形文件；V—影像文件；A— O—超媒体链结文件；P—程序文件；D--数据文件。文本文件用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等图像文件：图形文件：图形文件 影像文件 声音文件：用音频设备获得的声音文件； 超媒体链结文件 程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。A 1 . T—1（A） 套别（封存保管） 案卷顺序号（第1张光盘） 电子文件类别代码（文本文件 保管期限（永久） 大类类目号（文书档案） （二）基建档案 例：某某机关2008年基建工程项目竣工验收的录像电子文件。 B 1 . V—1（B） 套别（查阅利用） 案卷顺序号（第1张光盘） 电子文件类别代码（影像文件 一级类目号（工程项目） 大类类目号（基建档案） （三）设备档案 例：某某机关2008年购置的惠普C3200扫描仪的安装软件。 C 1 . P—1（B） 套别（查阅利用） 案卷顺序号（第1张光盘） 电子文件类别代码（程序文件 一级类目号（办公设备） 大类类目号（设备档案） （四）会计档案 例：某某机关2008年度会计档案报表类的电子文件。 D 1 . T—1（A） 套别（封存保管） 案卷顺序号（第1张光盘） 电子文件类别代码（文本文件 一级类目号（会计报表） 大类类目号（会计档案） （五）数码照片 1、机关 例：某某机关2008年度的数码照片。 G 1 . I—1（C） 套别（异地保管） 案卷顺序号（第1张光盘） 电子文件类别代码（图像文件 一级类目号（照片档案） 大类类目号（声像档案） 2、企业 例：某某公司2008年度的数码照片。 7 . 1 .I—1 (A) 套数（封存保管） 案卷顺序号（第1张光盘） 电子文件类别代码（图像文件） 一级类目号（照片档案） 大类类目号（声像档案） （六）录音档案 例：某某机关2008年度录音档案的电子文件。 G 2 . A—1（C）