台中市政府文书处理实施要点-台中市立忠明高级中学全球资讯网.docVIP

臺中市政府文書處理實施規範 中華民國99年12月27日府授秘總字第0991000111號函訂定 壹、依據暨適用範圍 一、臺中市立忠明高級中學 (以下簡稱本校)，為統一文書處理程序，提高公文品質與行政效率，特訂定本規範。 二、本規範所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民之間往來之公文書、機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 三、本規範所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列五步驟： （一）收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 （二）文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 （三）文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 （四）發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 （五）歸檔處理：依檔案法及其相關規定與本校檔案管理作業規範辦理。 文書處理方式，除法令或其他行政規則有特別規定者外，依本規範之規定辦理。 貳、一般規定 四、一般規定： （一）本校文書作業，應按照同一程序集中於文書單位處理之。 　　　但依文書性質、行文對象及時效，有適當控管程序者，不在此限。 （二）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 （三）本校收發公文，應採用收發文同號方式。創簽稿之公文應於陳核前掛號，或於承辦人員創文時，先行掛號列入管制。 （四）文書應一律採用由左至右之橫行格式。 （五）文書應使用正體字。 （六）文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本依規定格式蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本（件）、影印本及譯本，無須加蓋印信或章戳，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」或「譯本」。 （七）任何文書均須記載年、月、日，配合流程管理，得加註時間；文書中記載年份，一律以國曆為準。但外文或譯文，得以西元紀年。 （八）文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋職名章；並記明時間 (例如十月十八日十六時，得縮寫為 1018/1600)。但機關首長得以簽名代之。以線上電子簽核處理者，則以電子線上簽收為憑。 （九）本校辦公時間外之公文收受，應由值日人員或駐衛警察依規定辦理。 （十）本校文書之傳遞，應以送文清單（簿）或電子方式簽收為憑。另公文之陳核流程並得以線上簽核方式處理。 （十一）令、呈、函、公告及其他公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之，機關公文傳真及電子交換作業依「機關公文傳真作業辦法」、「機關公文電子交換作業辦法」及本校相關之作業規定辦理。 （十二）本校之文書處理電子化作業，如無法正常作業時，應依文書處理作業系統無法正常運作時之標準作業流程辦理。 五、機關公文電子交換一般處理原則如下： （一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收受者。本校對於適合電子交換之機關公文，應以電子交換行之。 （二）本校應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作業。 （三）機關因業務需求，得將公文登載於電子公布欄，必要時應輔以電子郵件告知相關機關，不另行文；並應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區移除。 （四）本校公文電子交換或登載電子公布欄之相關紀錄，得視需要予以儲存。 （五）本校對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視其內容性質，自行下載使用並為必要之處理。 （六）電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。 （七）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 （八）機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制措施。 （九）人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及相關規定。 六、機關公文以電子文件行之者，應指定專人負責機關電腦中文碼之管理，其辦理事項如下： （一）機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、及維護。 （二）在國家標準交換碼範圍內，新增機關中文自用字碼之安裝處理。 （三）在國家標準交換碼範圍外，新增機關中文自用字碼之申請處理。 七、機關公文以電子線上簽核處理者，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 前項之電子線上簽核處理，係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，採用電子認證、權限控管或其他可確保公文可認證性之安全管制措施，進行線上傳遞、簽核工作。其應具備之