文件和记录管理控制程序剖析.docVIP

1 目的 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新正确的文件。2.1?公司各部门文件的编制、管制方法2.2?供方及客户文件如技术图纸、测试报告、使用说明书等的控制方法2.3?其它外来文件如适用的法律、法规、行业标准客户提供的图纸、技术资料等2.4?确保对质量策划和运行所必要的外发 2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、3.1?受控文件：凡是直接影响产品质量的文件资料。 3.2?非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.文件3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性 3.4 记录：4.1?总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2?管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3?各职能部门：负责编写相应的程序文件作业指导书相关表格，及时签收和保存受控文件记录，并将已失效的受控文件记录退回品管部。 4.4?负责公司文件编号、审核记录表单的印刷存档。 4.5 管理部：负责本、公司受控文件的整体控制，《文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件外来文件的保存等。4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。4.7部门负责各自部门相关联记录的管理。 4.8 文件控制职责表5.1编码原则： 注释： 公司名称：WISIN 文件类别：质量手册—QM；程序文件—QP；作业文件—QW或OP；表单记录—QR部门代号部GLSC；品管部QC；技术部JS；供应链管理部GYL； 顺序各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形5.2 外来文件的编码以外单位编码为准。5.2.1各标题内小标题顺序如下格式：5?? 5.4??? 5.4.1??? 5.4.15.4.1.1 (a)以此类推5.3?受控文件控制的一般要求 5.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 5.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 5.3.3受控文件必须有编制人、批准人签名后方可发出，且编制与批准不可为同一人。 5.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。 5.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 5.文件制定/修改/废止作业 5.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。 5.4.2修改/废止： 5.4.2.1文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后修订及下发回收修订后将最新版本文件提交管理部存档。 或废止时，由设计人员技术经理审批后图纸上并签字复印盖章下发相关部门替换旧版本图纸，同时修改后的图纸原稿交管理部存档。5.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。 5.文件分发与回收 5.5.文件制定/修改后，依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在《文件》、《表单》中登录或修改，以控制文件的最新状态 5.5.2??受控文件分发要求： 质量手册的发放以质量手册控制为准； 《程序文件》发放至公司各职能部门； 各部门所制定的三级文件，发至部门，其它部门若需要再申请。 5.5.3??外来文件由部门人员审查后，交部并登录于《外来文件》中予以控制。 5.5.4??部按受控文件分发要求，复印所需份数加盖文件章后分发给相关部门。 5.5.5??在文件分发过程中，须收回原有的旧版文件，并应在《文件分发/回收记录表》中签收。 5.5.6??对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上作废章，对于作废文件正本，保留时应盖上作废章。 5.5.7??部应每季度视需要重新发出《文件》，以供各使用部门核对最新版本。 5.文件的保存 5.6.1?受控文件由相关部门负责保存不得在文件上划线加注记号或涂改其内容，统一交到管理部存档备份。 5.6.