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智慧城市应用：企业文库云北京赛迪时代信息产业股份有限公司 张宏达随着社会信息化的高速发展，产生了海量的信息资源，而如何高效处理海量信息，实现高效的文档管理，已经成为企业的头等难题。就目前来说，企业的工作内容大都体现在文档中，如项目文档、公文、图纸、票据等等，这些文档在日积月累中形成了宝贵的无形资产，如何管理好这部分资产，对于企业经营与管理的重要性不言而喻。然而这些为之创造利润的关键资源多数情况是被杂乱无序地存放着，随之产生了一系列阻碍企业发展的问题。面临问题北京赛迪时代信息产业股份有限公司（简称“赛迪时代”）针对于企业面临的知识文档管理方面的主要问题进行了研究，并结合业界在知识文档管理方面做出的建设，进行了归纳和总结，对问题进行了如下分类：文件夹式管理遇到的四大“难”企业在没有实施文档管理方面的系统之前，知识文档基本分散的存在于各个员工的电脑中，这种最原始的文件夹式的管理方式，导致很多问题：复用难：知识文档存在于各个不同的员工电脑中，无法共享，更无法复用，造成大量的重复劳动；安全难：因为知识的分散管理，知识资产会随着员工个人岗位的变动而变动，流失风险很大；分类难：随着企业内部文档越来越多，文档的类别也越来越繁杂，每个员工的分类方式都不同，即无体系梳理分类，也无有效工具进行管理；查找难：工作中，更是无法及时有效的搜索或查找相关的资料，无法高效的完成工作。知识库式管理遇到的五个“无”企业实施知识库管理系统后，可能面对只实施系统，却无人去用的困局，导致知识库系统成了摆设，看上去很美。实施知识库系统并不难，利用好这个系统，才更难：分类无特性：知识文档分类过于模式化，不够科学化、业务化和人性化，用户不能“想当然”的找到与自己工作内容相关的知识，使用起来也不够便利和直观。比如企业员工登录系统后，经常映入眼帘的是与自己关系不大的知识，很难精确的定位自己想要的知识，或者干脆找不到；查找无个性：知识文档杂乱繁多，业务分类五花八门，导致依据不同的需要而进行个性化查找文档非常困难，比如很难按照内容或某个特定属性来查找知识；业务无协同：在企业的高速发展中，使得知识库系统功能显得简单，以致无法支撑正常的业务工作，比如很难将知识系统与主营业务系统结合，产生合力；系统无生命：在企业运营中，缺乏有效的、系统的手段来沉淀与分享知识，使得知识系统缺乏生命力，不能有效成长；知识无贡献：知识系统不能与奖惩机制有效结合，使得系统不能与企业绩效共同成长，形成合力。伴随企业发展遇到的三个“挑战”：在解决知识库使用遇到的问题后，企业会随知识管理带来的隐性效益而高速发展，然而伴随企业规模的扩张，在知识管理方面又会遇到更大的挑战：存储的挑战：企业规模增大，机构增多，知识规模也会越来越大，导致系统出现存储瓶颈，在这个阶段，如何有效整合企业分布式的存储资源，建成分布式知识文档共享系统，成为一个挑战；安全的挑战：同样，由于企业规模的增大，导致知识应用范围变广，如何保障分布在各地的知识安全，成为一个挑战； 管理的挑战：如何实现有效的分布式积累和使用，不遗漏应该积累的知识，在不带来巨大的管理负担的同时，让各处员工都有知识可使用，也成为一个挑战。隐性资产向显性资产转化的两个“展望”实施知识管理系统可以盈利，您相信么？赛迪时代并不认为“企业知识”只甘居幕后成为默默无闻的隐性资产，其实，我们也可以因手握知识而盈利：更广泛的应用方式：如何利用网络优势，建成网络化的知识系统，在更广泛的互联网上积累和分享知识，是企业要考虑的更高阶段的问题；更优秀的盈利模式：如何利用企业的知识管理优势，通过商业化的运作，将知识应用到商业用途中，利用知识直接产生利润，因手握知识而盈利，成为本阶段要考虑的问题。解决方案通过上面四类问题的分析，我们了解到，企业在不同的知识管理阶段可能遇到不同的问题，我们将企业遇到的问题分三个阶段来分步解决，每一步都通过有针对性的系统，来解决其阶段可能遇到的问题。通过这三个步骤的建设工作，将逐步解决企业发展中遇到的所有知识管理方面的问题。第一阶段，知识库建设阶段：企业文库的知识库建设阶段，主要是通过企业的知识库建设，为一般规模的企业建立一个文档的集中地——知识库，有助于管理企业的文档资产。知识库，是企业中各种形式（从IT实现的角度来讲主要是各种电子形式）的知识按照一定的知识表示方法集中存放的数据库，具有强大的知识集成、分类、存储、发布、决策支持等功能。知识库的构建有利于知识的交流、积累、互动、增值、利用和保存，从而实现知识共享，使信息和知识有序化，比一般信息库更广泛、更丰富。知识库积累企业职员知识、经验、创意、办事方法方式、技能，供其他职员有相同事件时有所参考，从而增强团队整体解决问题的能力，通过资料汇总快速查询的方式提高工作效率，为客户解决问题提供方便快捷的方法，提升公司的形象。通过知识