顾客要求评审的管理程序QP05.docVIP

13922899625 深圳胡新华有限公司 文件编号 YBY-GL-YX-005 顾客要求评审管理程序 版 本 A 页 码 共4页 1 目的与范围 1.1 为准确理解顾客要求，充分具备履行合同的能力，减少供需双方履行合同的经济风险和责任，确保顾客和公司双方的利益，及合同按规定要求的履行，特制定本程序。 1.2 本程序适用于公司的常规合同、特殊合同、重要合同的评审，也适用于其产生的修改、变更的控制。 2 职责 2.1 营销部负责收集与产品有关的要求，并组织对其进行评审。 2.2 各相关职能部门参与合同评审，并负责对各自主管范围内提出评审意见。 2.3 营销部负责合同更改事宜的内外部联络事宜。 3 管理程序 3.1 合同的类别及形式 本公司的销售合同分为以下三种 3.1.1常规合同：已正常批量生产的产品且交货期要求正常的销售合同； 3.1.2特殊合同：已正常批量生产的产品，但技术规范、质量、交货期等有特殊要求的销售合同； 3.1.3重要合同：新产品开发等重大项目的合同。 3.2 合同评审的内容 3.2.1 顾客的各项要求是否明确、合理，是否形成文件（包括口头和电话订单）。 3.2.2 各项规定是否有含糊不清之处；有关的特殊内容在合同中是否得到说明。 3.2.3 与投标不一致的要求是否已得到解决。 3.2.4 是否具有履行合同各项要求的能力。 a.工艺技术能否达到（适应）顾客需要； b.物资供应能否及时到位； c.检测手段、设备等质量保证能力能否达到产品的技术、精度要求； d.数量、交货期要求是否有能力达到； e.其它条件（如安全保证、合同附件）是否能满足要求。 3.2.5 合同是否符合《中华人民共和国合同法》 3.3 合同评审的方法 3.3.1 合同评审必须在合同正式签订前进行。 3.3.2 合同评审的方式由营销部经理根据合同类别决定，一般有以下三种形式： a.会议专题评审，由有关职能部门代表和专家参加； b.由有关职能部门会签； c.授权人员在签约前直接评审。 3.3.3 常规合同的评审由授权人员直接进行，但需遵循以下原则： a.常规合同的评审人员，必须由总经理的书面授权； b.评审人员应确切掌握产品的供货能力、标准价目及其允许变动的额度，并对合同执行的可行性进行分析，确认后才能正式签订。经评审后签订的合同，应在合同右上角加盖评审章，并由评审人员盖章或签字。 c.当交货期及其他一些难以确定时，业务员应填写“销售合同评审表“按3.3.5进行评审。 3.3.4 特殊和重要合同的评审准备 a.对于新产品，由营销部、技质部收集顾客提供的工程规范、质量协议、图纸、标准、采购条例、订货文件、物流要求和交货通知/交货期限/价格/标识/用后处置要求、质量体系要求等资料。 b.当顾客提出有关质量保证体系要求时，由技质部负责与顾客协商具体的方式、范围和结构检测条件，并将协商结果通知营销部，写入产品建议书中。 c.由营销部将顾客提供的所有外文标准、质量协议等进行翻译，对顾客的特殊编写符号进行说明，对特别条文进行解释。 d.由财务部组织编制新产品的制造预算，预算包括开发成本、材料成本、投资硬/软件、质量管理成本、运输成本、包装成本、利润成本和一般性成本等。 e.营销部根据顾客提供的资料和技质部、生产部、财务部提供的相关资料内容制订“产品建议书”或“标书”明确顾客的供货与服务的全部要求，包括:功能项目、安装说明、使用标准、质量保证方法、包装等，以及顾客的产品技质部门、营销部门、技质部门联系人。 f.将产品建议书、标书草案提交合同评审。 3.3.5特殊合同评审采用由有关职能部门会签，总经理审批的形式，具体程序如下： a.由业务员填写“销售合同评审表”，写明评审的内容和要求。评审表附产品建议书发有关部门会签。 b.针对产品建议书中的特殊要求进行评审，参与评审的有关部门对相应的技术规 范、质量要求、交货期等的特殊要求。对不能满足要求的，部门应明确是否能通过制定相应的解决措施使其满足要求。 c.营销部对评审会签的结果进行综合分析，在本程序3.2的内容得到确认后由部门领导审核并经总经理签字后，才可与顾客签订正式合同。评审中如有对顾客要求的任何修改，营销部应及时与顾客联系，说明原因，经顾客认可后方可正式签约。 3.3.6 重要合同的评审采用会议形式，由营销部组织公司领导、生产部、技质部、财务部等职能部门的负责人参加，评审要点如下： a.评审前经办业务员填写“销售合同评审表”草案以及财务提供新产品成本预算，经营销部经理审核报总经理确认，提前三天通知有关部门和人员。 b.评审的重点是： 分析产品的结构、性能，识别产品的质量要求，适用标准，寻求特殊要求的解决方案； 估计原材料、外购外协的供应和产品的生产周期； 分析本企业现有人员