课件安徽农业大学2013年档案工作会议.pptVIP

安徽农业大学2013年档案工作会议 二○一三年五月七日 档案利用工具、存在的问题及解决方式 （二○一三年五月七日） 一、档案利用工具 1、纸质检索工具 2、档案管理信息系统 3、《安徽农业大学年鉴》 二、档案利用过程中的主要问题及解决方式 1、查档程序不规范 2、查档信息不准确 3、查不到所需档案 1、查档程序不规范 案例一 一教授因科研项目结题，需查阅财务凭证，其本人可以直接到档案馆调阅吗？ 查阅非本部门形成档案 一、本校各部门因工作需要，查阅其他部门形成的档案，应经档案形成部门负责人同意，指定专人查阅。 二、查阅重要会议记录须经党政办公室和档案负责人批准，指定专人查阅。 三、查阅有密级的档案，须经校保密办公室和档案馆负责人批准，指定专人查阅。 1、查档程序不规范 案例二 张某和刘某是我校2012届本科毕业生，二人为同班同学。一日，张某来到档案馆要求查阅刘某的大学成绩和毕业论文。 请问：档案馆能否为张某查阅？ 委托他人查档手续 代理他人办理个人学籍学历档案,除持有本人身份证原件外,还要求出具委托书1份,委托人身份证明1份方可登记利用 1、查档程序不规范 案例三 我校增加移动宽带，经办部门委托中移动工作人员马某来档案馆复印学校组织机构代码证复印件。能否提供。 利用学校组织机构代码证、法人证程序 一、凡我校教职工因申请科研项目、软件著作权、专利，课题验收，出国签证等合法、合理需要可以使用两证。 二、需填写《查阅重要档案审批表》（档案馆主页下 载），经所在单位负责人签字，盖单位章后，本人来档案馆办理。 三、一次一事，复印无效。 2、查档信息不准确 案例四 查询北二门门面房规划许可证，提供信息是北二门A、B、C楼，而报批、归档名称是安徽农业大学科技展示窗口。 2、查档信息不准确 案例五 一学生自称为2006届毕业生，来馆调阅成绩单。经工作人员查询，本届毕业生查无此人。 解决方式：①查档者应明确所需档案的主题、大致形成时间，准确查找；②档案工作人员应对学校基本情况、馆藏档案有深刻了解和熟悉（针对基建档案标识名称和归档名称不一的现象，要在案卷目录中特别标注）。 3、查不到所需档案 案例六 印刷厂职工因办理社保以计算工龄，需查阅财务凭证。然财会档案从未归档。 案例七 2011届农建毕业生来馆调阅成绩单，发现无本专业学生成绩。 解决方式：①各单位兼职档案员应将本单位形成的档案齐全、完整、系统归档；②档案馆应加强对归档工作的指导、检查，编制检索工具，方便、快捷查找。 谢 谢 * 档案提供利用流程