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论会务工作文书写作――会前准备 　　【摘 要】会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书，尤其是用于会前准备中的会务文书，直接决定了会议的成功与否和效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的制作，论述了会前准备中的会务工作文书写作的特点、类型与写作要点，对于会务工作文书写作具有指导意义与借鉴作用。 　　【关键词】文书写作；通知；会议方案； 讲话稿 　　1.引言 　　随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。 　　2.会议方案的制作 　　大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果[1]。 　　2.1会议方案的特点 　　会议方案主要有如下特点： 　　☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。 　　☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。 　　☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。 　　2.2会议方案的标题与正文 　　会议方案标题应采用“会议单位名称+会议事由+文种”或是直接“会议事由+文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由+文种”形式。 　　会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。 　　开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。 　　主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。 　　会前――文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等； 　　会中――服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等； 　　会后――记录整理、纪要撰写、返程安排等。 　　结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。 　　3.会议通知的制作 　　通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高[2]。 　　3.1通知的特点 　　通知具有如下特点： 　　适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。 　　文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。 　　知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知?缘模?不容拖延。 　　3.2通知的类型 　　通知主要包括下面五类： 　　批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。 　　指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。 　　事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。 　　会议类通知用于广泛意义的会议事务。 　　任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。 　　3.3会议通知的标题与正文 　　会议通知的标题应采用“发文机关+事由+文种”或是直接“事由+文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。 　　会议通知的正文应包括以下内容： 　　召开会议的时间、地点以及会议的名称。 　　会议的中心议题和主要程序。 　　对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。 　　报到时间、地点及联络人。 　　会议的住宿、膳食安排等事项。 　　会议可能使用的有关票证等。 　　会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样