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档案管理技能训练 第5章　档案检索技能训练 第5章　档案检索技能训练 2、试述档案检索工具的分类？ 　答：按编制方法分，可分为目录、索引、指南。 　　按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。 　　按检索范围分，可分为全宗范围检索工具，档案馆范围检索工具，专题范围检索工具，若干范围检索工具。 　　按功能分，可分为馆藏性检索工具，查捡性检索工具，介绍性检索工具。 Thank You ! * * Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. ?学习任务和目标 1、通过档案检索工具类别和档案排检方法的介绍，为训练学生档案检索技能作准备。 2、通过档案著录、档案标引和档案计算机检索的操作，培养学生编制档案检索工具的技能，提高学生档案检索能力，提高学生新时期档案管理信息化的适应能力。 ?内容概述 档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。两过程密切联系，不可分割，存储是查检的前提，查检是存储的目的。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 本章主要内容 5.1 认识档案检索工具 5.2 档案著录 5.3 档案标引 5.4 档案计算机检索 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 5.1 认识档案检索工具 5.1.1　检索工具及作用 档案检索工具是揭示和介绍档案馆保存档案内容和成份，记录、报道、查找档案资料的手段，是开发档案信息资源的工具。基本功能是存储和查找。 1．桥梁作用 2．交流作用 3．管理作用 5.1.2　检索分类 1．按编制方式分：目录、索引、指南。 2．按载体形式分：以纸张为载体的、以胶片和磁带为载体的两大类，其中以纸张为载体又可以分为卡片式、书本式，以胶片和磁带为载体的包括缩微目录和机读目录。 3．按检索范围分：全宗范围检索工具、若干全宗范围检索工具、以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具 。 4．按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 5.1 认识档案检索工具 5.1.3　档案排检方法 1.分类法 2.按作者排检法 3.按文号排检法 4.按字序排检法 部首偏旁法：采用不多，排列上有难度，很多偏旁难以掌握。 笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。 四角号码法：人名、地名卡片采用此法较多。普及面不广。 音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于作者、文件名称、 5.按地序排检法 6.主题法 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 5.2　档案著录 5.2.1．档案著录 档案著录是指档案馆室编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷的特征，揭示其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和利用者了解档案，更好地管理和利用档案。 编制检索工具（目录或索引），一般都经过档案的著录和档案目录的组织两个步骤：第一步，按照一定的规则，将每份文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个的条目；第二步，将许多条目，按照一定的方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。 任何档案检索工具，要具备良好的存储和检索的功能，都必须以著录的详细具体、标引准确、格式与标志符合统一、方法一致、文字简明为条件。著录上的差错与混乱，会降低检索工具的效能，甚至会丧失作用