人事档案操作手册[人事岗专用].docVIP

内部资料，注意保管 中国石油人力资源管理系统 用户操作手册 人事档案管理（人事岗专用） 人力资源管理系统项目经理部 二〇〇九年三月  目录 一、 档案转递信息 1 1．档案转入管理 1 2．档案转出管理 7 二、 待移交档案材料管理 9 1. 功能概述 9 2. 操作流程图 9 3. 具体操作 9 4. 批处理工具的使用 10 三、 档案查（借）阅情况信息 13 1．档案查阅情况信息 13 2．档案借阅情况信息 18  人事管理岗在人事档案管理中的职责 一、 档案转递信息 1．档案转入管理 （1） 功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。 （2） 操作流程 档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图： （3） 具体操作 ①操作路径：SAP菜单→人事档案管理 ②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 ③人事管理岗负责：维护 “待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图： 说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。 ④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。 （4） 批处理工具的使用 《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息 当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 具体操作： 第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板： 选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员 ★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图： 点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。 ★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息” 维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式： 保存后，返回数据导入界面。 第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。 导入完成后，会出现如下两种情况： 如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 （2） 如果没有错误，则如下为空。 这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。 《二》直接维护“档案转递信息” 当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入： 其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入 其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入 第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板： 如图所示：如果是对以前导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。 选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态” 点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行维护，对于有下拉选荐的请按选项去填写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。 保存后，返回数据导入界面。 第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。 导入完成后，会出现如下两种情况： 如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。 2．档案转出管理 （1） 功能概述 “档案转出”是记录档案材料转出情况的信息。 （2） 操作流程 （3） 具体操作 ①操作路径：SAP菜单→人事档案管理 ②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息 ③当员工发生调出、离退休或减册业务时，档案需根据管理权限转到相关单位。 人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图： “通知人”上面加一个“审核人”栏! ④