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如何利用办公自动化系统进行知识管理？ 一、知识管理 　　知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型企业能够迅速对外部需求作出反应、精明地运用内部资源预测外部市场的发 展方向及其变化。虽然要做到这一点需要从根本上改变企业的经营方向和领导方式，但是它具有巨大的潜在效益。弗拉保罗说：“知识管理就是运用集体的指挥提高应变和创新能力”。 　　知识的积累与运用是企业面临的最大难题，实现知识共享必须得到企业领导和全体员工的认同，把学习确定为公司的重点，以促进员工彼此合作来创造性的建设企业。许多成功的知识型的企业都建立了可以实现知识共享的信息平台，都建立了对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制。 　　目前有一些企业已经实施了办公自动化系统，不要认为知识管理是IT行业的新概念，利用办公自动化系统就可以很好地开展知识管理。 　　二、办公自动化系统中进行知识管理的内容 ?　　目前办公自动化系统的发展已经到了第三代，即基于知识管理的办公自动化。系统建立在企业Intranet平台之上，能够帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。 　　知识管理是一个动态的发展过程，需要员工不断贡献所获得的信息。按照Spencer的经验，进行知识管理，通常需要三个步骤： 　　1、建立一套功能齐备的系统，使知识管理成为可能； 　　2、把知识以合适的方式贮存起来，使应用方便； 　　3、使人（员工）有意识地把自己的知识提供共享，使“货源充足”。 　　电子邮件 　　电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发送、浏览电子邮件并分类归档，实现各类信息在企业各部门及个人之间快 速的传递。电子邮件的应用已成为一种协同工作的机制。更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理 人，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。电子邮件成为用户间交流知识，达到知识互通有无的良好工具。 　　论坛 ?　　一些办公自动化系统中都有电子论坛，即BBS。大家可以畅所欲言，对技术、生活、合理化建议等问题进行交流，和网上的人可以展开辩论，在与有不同思想的员工交谈过程中，就会产生碰撞的火花，达到双方（可能多方）都受益的目的。 　　网上发布信息　　 　　有的办公自动化系统提供了每个部门进行网上发布信息的模块，大家可以发布本部门的工作情况，也可发布对别人有用的信息、知识。 　　当然最重要也是最难的，就是使员工树立知识管理思想，认识到企业知识在市场竞争中的决定性作用。只有充分认识到企业知识与企业命运乃至个人利益 的密切关系，员工才会自觉地维护企业知识，促进知识管理的顺利进行。当然，要成功地进行知识管理，一个资源丰富的知识库是不可缺少的。办公自动化系统就可 以提供这样的数据库，提供这样的环境来促进知识管理。 三、让知识管理得以放大 　　引进一套办公自动化系统很简单，你可以通过建立内联网加上一套软件就可以，但是达到知识管理的话，就必须让所有的员工都认识到它的必要性和重要性，真正让所有的员工争先恐后的访问系统，愿意把自己的知识奉献出来共享。 　　首先，建立企业的内联网和系统平台，能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理，另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将 交流与协作作为应用的基础进行考虑，能够全面、完善的实现知识管理。内联网建立以后，知识就可以在互相交流中发展。联系越广越有效，信息就能得到越来越多 和越好的共享。 　　其次，就应建立企业内部知识库。知识库建立在企业的内联网上，可以包括公司的人力资源状况、员工需要的技能和评价方法、各部门的内部资料、公司 的发展历史、客户的所有信息、竞争对手的材料、合作伙伴的材料、公司内部研究资料等，只要您认为可以包括的都可以规划在知识库中。当然知识库必须有基本的安全措施和网络访问权限控制。 　　再次，还应当建立知识总监制度，组织知识的创造、发明和传播的最大化。知识是具有竞争优势的可持续的来源，对企业的发展起到至关重要的作用。知 识总监的主要任务是将企业的知识变成企业的效益。具体地说就是：建立和造就一个能够促进学习、积累知识和信息共享的环境，使每个人都认识到知识共享的好 处，并为企业的知识库做贡献；监督保证知识库内容的质量和深度；保证知识库与企业的发展一致；保证知识库设施的正常运行；加强知识集成，产生新的知识，促 进知识共享的进程。 　　最后，为了调动员工对知识管理的积极性，就应创造一种企业文化，促使员工为自己的绩效负责，并且能够发展新知识和新技能。配合这种制度，企业必 须改变绩效评估体系的标准，建立知识管理奖励机制。让员工在知识管理的过程中由操作型员工向知识型员工转变，提供