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巧用EXCEL添加序号完成审计抽样
Excel“排序”功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能够快速、有效的帮助整理和分析审计资料,科学、合理的选择确定抽查样本和延伸单位,同时,对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。对于简单的排序,可以用EXCEL的“排序”功能直接排序,但如果进行较为复杂的排序、插入序号,尤其是相同数值相同名次的排序,就需要应用函数来添加了。
一、序号不连续的序号添加
面对无序的数值,在不改变各个部门原有位置的情况下给它们进行排列名次,就需要在新一列添加序号,实现相同积分相同名次的排列。在不要求序号连续的情况下(所谓序号不连续,就是如果第一名有两个,那么第二名给出的排序就是3,而不是2),可以用Rank函数来直接计算序数。它的语法为:RANK(number,ref,order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格,ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用,order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则以降序方式给出结果,order为一则是按升序方式)。
?例如要计算某省各个市的财政收入排名,A列单元格存放地市,B列存放财政收入值,在C列计算排名的方法就是:在C2单元格内输入公式“=RANK(B2,B$2:B$9)”,敲回车即可计算出A市的财政收入排名,如图一所示。
?图一
选中C2,再将。?从图二可以看出,A市和F市并列第一,第二的B市排名为三,序号不连续。如果要插入连续序号,使得B市的排名为二,就需要使用“排序”功能和IF函数相结合来实现。
1、插入原始的顺序,防止排名后无法恢复到原有的部门排序。
插入一列D,存储地市顺序。在D2中输入1,然后选中单元格向下拖拉,在下方“填充选项”里,选择填充单元格,能够生成地市的原始排序。如图三所示。
图三
2、按照收入高低顺序排名。
选中数据区域,按照财政收入列进行“降序”排列,使得数据表按财政收入降序排列。
3、利用IF函数,插入连续序号。
IF函数”=IF(B3=B2,C2,C2+1)”,敲回车,C3单元格即计算出对应地市的财政收入排名;最后,将
姜兴国
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