浅谈建工文档归档移交.docVIP

浅谈建工文档的归档移交 解学相 莒县水利局 山东莒县 276500 提要：文章从工作实际出发，论述了建工文档形成规律。根据档案规范要求，规划编制了水库除险加固工程的文档归档组卷方案，为日后管理处建立全宗档案奠定了基础。为建工界整档提供了范本。 关键词：建工文档；归档；全宗档案；档号；建设程序；组卷； 小仕阳水库地处日照市莒县城东北28公里处的沭河支流袁公河中游，是一座以防洪灌溉为主、结合供水发电养殖等综合利用的大（二）型水库，总库容1.364亿方，控制流域面积281平方公里，保护下游30万人、24.5万亩耕地、206国道、335省道、225省道、日东高速、胶新铁路、陇海铁路等重要基础设施，保护徐州、临沂、莒县等沿沭城市，地理位置十分重要，社会经济效益显著。2006年12月省厅组织专家对水库进行了安全鉴定，经各级组织批准，2009年1月10日除险加固工程开工，前后历时4年多，于2011年1月10日省厅组织专家进行了竣工验收，竣工验收委员会档案成员对水库除险加固工程档案资料提出了意见：管理不够规范、没有完善的档案管理设施，档案资料没有建立档号。整个除险加固工程验收没有签字。之后，水库管理处和建设处抽调人员，进行了档案资料的搜集整理、归档编号，18日送省厅档案室检验档案样本，合格，签发了档案专项验收意见，于是确保了整个工程竣工验收的通过。经归档整理，共建立档案111卷250分卷408册。 一、建工文档的定义： 1文件：广义的文件是在电脑中看得见的东西。狭义的文件就是以单个名称在计算机上存储的信息集合。文件可以是文本文档、图片、程序等。 2、建设工程文件：是科技文件中的一族，是指在工程建设过程中形成的各种信息记录，包括工程图表、声像资料、照片、文字等文件。分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件。 3、文档：文档分广义狭义之分。广义的文档是软件开发、使用和维修过程中的必备资料。它能提高软件开发的效率，保证软件质量，而且在软件使用过程中有指导帮助解惑的作用，尤其是在维护工作中，文档是不可或缺的资料。狭义的文档是文件的另一种称呼，一般将word、excel等文字编辑软件产生的文件叫做文档文件。 4、科技文档：实质上就是科学技术方面的文档，是文档中一族。 5、建设工程档案：是科技档案中的一族。是指在工程建设活动中形成的具有归档保存价值的文字图表、声像资料等各种形式的历史记录，又叫工程（技术）档案。 6、建设工程文档：简称建工文档。是指建设工程文件和档案的组合。档案是文件的未来时。建工文档是科技文档中的一个重要组成部分。 二、建工文档的内容范畴 1、内容： （1）、根据工程建设程序可分为：准备前期文件、监理文件 、施工文件、竣工图和竣工验收文件。前期准备文件包括项目建议书（安全鉴定报告）、可研报告、初设、技术设计、施工设计、施工准备以及上述文件相应的请示报告和批复文件。监理文件包括：监理规划类；监理月报；监理会议纪要；进度控制文件；质量控制文件；造价控制文件；竣工决算审核意见书，分包资质审核材料；监理通知（进度造价质量控制）、合同与事项管理；监理工作总结。施工文件包括业主和施工单位的文件，机构设置、项目划分、质量监督与检测文件、资金管理使用文件以及上述它们的请示批复文件，安全管理文件、质量评定文件、往来信函、原材料半成品构配件质量审查、设备仪器质量保证书及调试材料、施工文字记录、帷幕灌浆质量评定、砼防渗墙等各种专业工程项目质量评定文件、施工组织设计、施工技术方案、施工日记、旬报月报、施工管理工作报告、结算报告。等等。 (2)、根据文件组成分为：项目建议书（安全鉴定报告）、可研报告、初步设计、施工设计、施工机构设置、土地征迁、项目划分、质量监督及其相应请示批复文件；施工合同等各种协议合同、委托合同，原材料半成品设备构配件等的说明书、质量监测记录、质量控制记录、往来信函、质量评定书、竣工图、竣工验收文件（请示报告、建设管理报告、施工管理报告、监理工作报告、设计工作报告、质量监督报告、质量检测报告、各种专项验收意见）等。 2、范畴： （1）、时间范畴：前期准备文件、施工期业主文件、施工单位文件、监理文件、质量监督文件、质量检测文件、单位验收文件、投入使用验收文件、专项验收文件、竣工验收文件等。 （2）、参建单位范畴：业主管理文件、监理文件、施工单位文件、检测单位文件、质量监督单位文件、各级政府主管部门批复文件；协议合同文件、土地文件等。 （3）行业专业范畴：水利水电工程、港口与航道工程、建筑工程、市政工程、铁路工程、公路工程、民航机场工程、矿业冶金工程、机电工程、通信与广电工程等。 三、建工文档的归档移交 1、方案：根据建工文档的性质特点，结合水库除险加固工程和日后工程管理实际，我们初步拟定了一个文档归档组