第十二章_电子档案技巧.pptVIP

第十二章 电子档案 了解电子档案的特点。 理解电子文件、电子档案的含义。 知道电子文件和电子档案的关系、电子文件的种类。 掌握电子文件归档的内容、电子档案的保管要求及注意事项、电子档案提供利用的方式。 第一节 电子文件 导入：丢失的报告 张诚是某电子公司的秘书。一天，办公室陈科长让她把两个产品研发组对新产品开发的建议整理一下，写成对比性报告交给总部。接到指示后，张秘书赶紧将两组上交的文件录入电脑，进行编辑和整理。 快到下午一点多，就在报告快要收尾的时候，陈科长打来电话说，他正在赶回公司的路上，原来预定在一点半会见的那个客户，让张秘书先接待一下。张秘书放下电话，一看已经1：20了，她急急忙忙把快要打完的报告存到桌面，关闭电脑，然后到楼下大门口去迎接客户。 就这样一天过去了，总部打来电话询问技术对比性报告怎么还没收到，小张这才想起来那份报告，她说下班之前一定发过去。就在她重新打开电脑时，她发现由于中毒电脑无法开机。于是，张秘书找来维修人员，给她重新装了系统。电脑可以正常工作了，但她存在电脑桌面上的报告，却怎么也找不到。 思考：电脑中了病毒，重装系统后，为什么桌面上文件不见了？ 电子文件具有许多不同于纸质文件的特性。 二、电子文件的种类 三、电子文件的收集与积累 四、电子文件的归档 第二节 电子档案的整理与鉴定 电子档案在归档前、移交时和期满后都要进行鉴定。 第三节 电子档案的保管与利用 （二）电子档案的保管要求 案例分析： 某校档案室为庆祝学校成立50周年，决定和组织部、宣传部等部门联合举办一次档案展览。馆员小李说应举办传统展览，宣传部小王说应举办网上展览。最后，几个部门协商的结果是既举办传统展览，又举办网上展览。 分析以上内容，回答问题： 1．试比较传统档案展览和网上展览的优劣之处。 2．假如你是负责档案展览的人员，请分别设计一份传统展览和网上展览的步骤。 　信雅达税务档案管理系统 　系统目标：档案电子化。历史的和日常工作产生的纸质档案均可通过扫描方式方便地转为档案影像，并通过计算机自动识别影像的方式来完成自动分类以及自动著录。 　 档案管理：存储管理、用户管理、权限管理、访问控制 　查询利用：模糊查询、网络查询、统计报表、借阅管理 　　业务集成：与业务系统无缝衔接，为税务征收工作服务。 系统构架 一、电子档案的保管 二、电子档案的利用 一、电子档案的保管 　　保管是档案管理的一个重要环节，电子档案亦不例外。但由于电子档案的特性，使得它的保管内容、条件和纸质档案有所不同。 　 （一）电子档案保护的内容 　　根据电子档案的特性，对它的保护主要包括以下四个方面： 　　1. 保证电子档案载体物理性能的安全； 　　2. 保证电子档案内容逻辑上的准确； 　　3. 保证电子档案的原始性； 　　4. 保证电子档案的可理解性。 　　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： 　　1. 归档载体应作防写处理； 　　2. 为保护电子档案的物理性能，应避免擦、划、触摸载体的记录涂层； 　　3. 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； 　　4. 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，保持环境清洁卫生； 　　5. 保持适宜的温湿度。环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。 （三）电子档案保管中应注意的事项 二、电子档案的利用 （一）电子档案的利用特点 电子档案利用的特点 （二）电子档案提供利用的方式 　　1. 阅览 　　阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案的阅览通常分为以下： 　 （1）联机阅览。联机阅览又有计算机网上阅览与计算机单机阅览两种。 　 （2）脱机阅览，就是将计算机显示屏上的电子档案内容信息，从软拷贝形式转化为打印件、复印件或缩微件等硬拷贝形式，然后脱离计算机进行阅览，这种阅览方式的最大特点就是不需要计算机。 　　2. 复制 　　复制是电子档案利用中最常见的方式。 电子档案通过复制形成电子档案副本，从 而能够满足广大用户的需求。电子档案的 复制既可以是副本复制，也可是摘录复制。 　 3. 网上展览 　　网上展览就是根据某种需要，按照一定的主题，系统地在网上对电子档案进行展出。这是通过展出和介绍有关电子档案的内容和成份而提供利用的一种方式。 　　网上展览和传统的档案展览相比有很多优势。目前许多档案局（馆）都开设了档案网站，在其网站上我们经常可以看到各种形式图文并茂的网上展览。 马尾罗星塔 金山寺 中洲岛 　　4. 网上咨询 　　网上咨询是档案利用在现代化条件下的一种新的发展，它是档案工作人员根据档