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《秘书学》教学方案 主讲教师：张求会 第一次授课 一、秘书学的定义及性质 （一）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 （二）秘书学的三大内容： 1．秘书人员（又称为“秘书工作人员”、“秘书工作者”、“秘书从业者”、“秘书从业人员”，或者径直称作“秘书”） 2．秘书机构（又称为“秘书部门”、“秘书班子”、“文秘部门”、“办公厅”或“办公室”） 3．秘书工作（又称为“秘书活动”） （三）秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科。 二、秘书的定义 （一）秘书的定义： 　　秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 （二）秘书定义的三个构成部分： 1．服务对象（存在领域）：政府机关、企事业单位、团体或个人 2．主要功能（主要作用）：提供辅助管理、综合服务 3．职业属性（“职业”、“职务”之分）：秘书首先是一种职业名称（秘书人员在社会中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动），在某些特殊场合同时又是一种职务名称。 附：［职业］个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。 ［职务］机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。 三、秘书的类别与层次 （一）秘书的类别（划分标准不同，类别各异） 1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。 3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实存在过，不能简单地予以否定。 （2）按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”等类型。 （二）秘书的层次 　　1．秘书所在单位级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。 2．同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分： （1）初级秘书：主要从事一般日常工作； （2）中级秘书：主要负责起草文稿、办理公文、处理信息； （3）高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。 四、秘书的修养 （一）政治理论修养 （二）秘书的职业道德 　　1．［职业道德］从事一定职业的人在其特定的职业活动中必须遵循的行为规范。 2．秘书职业道德的基本内容：服从、谨行、合作、守纪 五、秘书的知识结构 扎实的基础知识、系统的专业知识（秘书业务知识＋所属行业知识）、必要的辅助知识 六、秘书的能力结构 办事能力：1．理解和领会能力（迅速准确地领会领导的意图）；2．分析能力（分清轻重缓急）；3．应变能力（灵活处理突发性事件、政策“真空”状态下的各类特殊事件） 交际能力：1．秘书从事公关活动的主要目的：帮助所在单位及服务对象树立良好的社会形象；2．第四章《秘书交际》重点内容提示：①p30双向互惠，②p31换位思考，③p34学会倾听，④p36深切了解领导，⑤p37若无其事，⑥p39雪中送炭与火上浇油，⑦p40等边距离 表达能力：1．基本要求：能说会写；2．共同标准：准确、规范、简洁 操作能力：各类常见办公设备的熟练操作与简单维护 七、秘书人员的心理素质 （一）培养秘书意志力 　　1．意志：具有确定目的、实现目标、支配控制自己行动的心理素质。 2．秘书意志力的表现：①自觉，②自制，③坚韧，④果断 （二）塑造适合于秘书工作的性格 1．性格：一个人对现实的稳定的态度、行为方式。 2．性格的特点：既有稳定性，又有可塑性。 3．比较适合于秘书工作的性格“模式”：顺从与独立相结合，外向与内向相结合。 （三）维护心理健康 1．心理健康的表现：①智力正常，②情绪成熟，③行为协调，④工作专注，⑤关系和谐 2．秘书工作容易滋生的不良心理：①唯上，②恃势，③骄傲，④自卑 3．培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理。 八、秘书的培养目标和培养途径 （一）培养目标： 1．秘书人员应是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识的通才—专才型人才。 2．通才与专才之辨 （二）培养途径：自我培养＋外界培养 （三）秘书人员与优化群体 　　1．优化群体：按照异质结合的原则，由不同专长、学历、年龄、性格、性别、籍贯的人科学组合起来的工作群体。 2．优化群体的特点：①各有所长，②各得其所，③各司其职，④比例适中，⑤动态平衡 3．秘书部门及秘书人员在优化群体中可以发挥的作用： ①根据因事设人的原则，协助领导组建工作群体；②协助领导了解组成成员的各自情况，因人制宜，做好分工；③协调上下左右的关系，增强内部凝聚力；④时刻注意工作动态，根据需要，及时加以调整。 九、秘书机构的定义及特点 （一）秘书机构的定义：党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。（提示：与秘书的定义相对照） （二）秘书机构的性质 1．秘书机构属于