浅谈企业档案的现代化管理.pdfVIP

信息化篇 ·663· 息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分 散在几个管理信息系统中，借助于数据库，计算机系统根据工作目标 随时设立和调整类目。分类的详细、科学和规范。使得企业的档案 工作辅助企业的信息系统，综合的反映企业的生产、经营、管理等各 方面的信息。 随着企业信息化建设进程的不断加快，档案管理信息化将面临 良好的发展机遇，只要抓住机遇，就会使档案信息资源得到较好的开 发和利用，进而提高管理水平，给企业创造经济效益和社会效益。 浅谈企业档案的现代化管理 中铝山东分公司热电厂 常美玲 随着社会的发展，企业档案现代化管理是档案管理人员面临新 课题，也是一项复杂的系统工程，牵涉到法规、政策、管理、技术等方 方面面，有计划打造一个更加方便快捷的档案资料信息服务平台，实 现档案的网上查询、全文阅览，具有十分重要的现实意义。现从以下 几方面浅谈自己对企业档案的现代化管理的粗浅认识。 一、提高档案人员素质是实现企业档案现代化的前提 档案管理现代化至少包括三个要素，即档案管理中使用了现代 化的技术、档案管理者掌握了现代科技知识和建立起科学的管理机 制，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效 率和社会效率。新形势下对档案人员素质提出了新要求。一方面， 档案人员要有过硬的政治思想素质，要有高度的工作责任心，要有 顽强的意志，要有乐观向上的情感品质；另一方面，档案人员要优化 自己的知识结构，加强业务学习，参加档案业务培训班，学习国家档 案法律法规和工作标准，提高档案员业务能力，学习档案工作新理 论、档案工作新经验，了解档案工作新动态，刻苦钻研档案业务，掌握 新形势下档案工作需要的各种新知识新技能，以更好地应对工作中 的新挑战，胜任新形势下的档案工作，真正成为档案工作的行家里 手。特别是在档案现代化管理进程中，伴随着网络化的建设，管理 ·664· 齐鲁档案论坛 人员不但完成传统档案的收集、分类、整理等工作，还要完成在网络 环境下的信息采集，储存、保护、传递等工作。 二、档案工作标准化是企业档案现代化的基础 要加强档案工作标准化，就是档案业务的领导部门要科学地制 订、贯彻各项标准，使档案工作逐步走向制度化、规范化和程序化。 具体说来就是档案工作需要制订统一的专业名词术语、著录规则、档 案工作分类标准等来规范我们的档案业务工作。档案工作的质量与 效率如何，能否具有良好的工作秩序和获得最佳工作效益，都与档案 工作标准化有着十分密切的联系。可以试想，如果没有这些统一的 标准作为档案工作的共同遵守的依据，各自为政、各行其是，其结果 必然是互不协调，难以统一，甚至出现混乱的状态，从而阻碍档案工 作现代化的发展。如我们公司档案部门针对公司情况编写适用于自 己《档案工作手册》及每年都针对公司生产经营隋况制订出档案工 作要点，提出总体要求和各项业务指标，对下属各单位档案的收集整 理、安全保管、提供利用、现代化管理等业务工作进行全面指导和检 查考核，不断强化了各单位档案业务工作。由此可见，档案工作标准 化是档案工作现代化管理的要求，所以，推广统一的标准，定期修改 加以完善，以适应当前社会发展的需要。 三、档案信息数字化是实现档案现代化的核心 在档案管理工作中投入适当的财力，配置与档案管理相适应的 软、硬件。特别增设一些档案工作所必需的设备，如计算机、扫描仪、 照相机、录像机等，并使档案人员掌握这些设备的使用方法，加快档 案信息数字化建设创造条件，促进档案管理信息化进程，利用实物和 纸质材料档案，检索工作量大，程序复杂，档案的知识挖掘工作十分 薄弱，降低了档案资源的利用价值。档案现代化管理，一是做好电 子档案接收，建立信息数据库。二是以库存档案为基础，以计算机为 管理手段，把文本、图纸、图片等，通过扫描仪使档案资料形成电子 文件，并刻入光盘储存起来，应根据实际情况的需要，按照档案的类 别建立相应的数据库，主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、 多媒体档案数据库，以便于信息的检索、浏览和处理。这样，既延长 档案原件的使用寿命，也发挥了档案作用。三是档案工作人员利用 信息化篇