信息和档案管理讲述.ppt

银川市全球基金艾滋病项目信息和档案管理要求 银川市疾病预防控制中心 全球基金艾滋病项目办 苗志峰 2010年5月13日 * * 主要内容 信息管理 工作通讯 工作简报 项目文件 档案管理 归档资料 归档形式 归档要求 一、信息管理 信息发布 基本要求 建立信息审核发布制度、明确分工和职责。 省、市和县级信息联络员和信息审核人。 联络员信息逐级上报备案。 ——县级信息联络员名单报市级备案；4月1日前 ——市级信息联络员名单报省级备案；4月1日前 ——省级信息联络员名单报国家级备案。 4月1日前 县、区（市）级项目执行机构： ——每月结束后5日内，挑选项目工作通讯，经编辑、审核后，发至银川市项目办。邮件标题为×××县、区（市）项目通讯。邮箱地址：ycxad@126.com 市级项目执行机构： ——活动结束后3个工作日内完成，经本级审核人审核后，根据需要发布于网站、报纸、广播等媒体，并反馈给本级相关单位和人员。 工作通讯要求 工作简报要求 市和县级项目执行机构： ——每季度制作一期电子版工作简报，用以全面反映本级项目工作进展，篇幅不限。 县级： ——每季度后的5个工作日内，编写上季度项目电子版工作简报，报市级项目执行机构，并同时反馈至本级有关部门和人员。 市级： ——每季度后的7个工作日内，编写上季度项目工作简报电子版，报自治区项目办，并同时反馈至本级有关部门和人员。有条件者，上传至市级相关机构网站。 项目文件要求 ——根据自治区项目办制定的相关工作规范。 ——各类技术方案、会议资料和培训课件，根据辖区情况，经编辑、审核后，供学习与交流。 ——每年11月，各级项目执行机构，编写本级艾滋病防治进展报告（3-4页），提交本级艾滋病防治工作委员会/艾滋病防治领导小组，供相关成员参阅。 二、档案管理 归档资料分类 常规资料：管理制度、收文、发文、工作计划和总结、报表、财务管理资料、设备供应品管理资料、项目工作动态/简报/通讯、项目协议、会议记录等。 项目活动资料：会议、培训、专题活动、招标、参加上级或其它部门或单位组织的活动、督导评估。 业务资料：感染者/病人个人档案、各业务领域管理和技术操作流程相关资料、技术指导方案、培训教材和其它参考资料。 宣传材料 归档资料——常规资料 管理制度：组织管理、财务管理及经费使用、设备供应品管理、请示报告、定期例会、档案管理、信息管理和督导评估以及项目官员工作职责及分工等。 收文：上级单位或其它部门的文件和公函（包括重要的电子邮件函）。及时登记，转交相关人员传阅、批示、签字后归档。收文可以按照发文部门分类，每类按收到的时间排序。 发文：本级发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。按发文时间排序。 归档资料——常规资料 工作计划和总结：项目季度和年度工作计划、总结，各类项目进展报告。可按地区分类，每类按时间排序。 项目报表：包括季度和年度要求上报的项目进展报告和财务报表。可以按照地区分类，每类按时间排序。 财务管理资料：财务报告、审计报告等，按相关会计制度归档。 设备供应品管理资料：出入库记录、库存报告等，按时间排序。 归档资料——常规资料 项目工作通讯/简报：国家、省、市和县各级项目管理单位编写的项目工作信息报道。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。 项目协议：与项目执行单位签署的协议。 会议记录/纪要：包括上级下发的会议纪要，本级例会的会议记录和项目执行机构其他重要会议的会议记录。 归档资料——活动资料 归档原则：按领域分类，集中保存。 会议、培训班资料：请示报告、通知、会议日程、签到册、讲话稿、讲义、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价等）、预算和决算等其它相关资料。 专题活动资料：请示报告、项目活动计划和实施方案、实施过程材料、督导评估、活动总结、预算和决算以及声像资料、新闻报道等。 归档资料——活动资料 招标项目资料：项目计划书、审核意见、协议书、项目实施方案、实施过程材料、督导评估材料、活动总结、预算和决算以及声像资料、新闻报道等。 参加上级或其他部门组织的活动资料（包括会议、例会、座谈会和讨论会等）：通知、日程安排、其它相关材料、活动总结（时间、地点、参与人员、活动内容、主要产出等）、出差报告等。 归档资料——业务资料 感染者/病人个人档案：包括感染者检测报告、确证报告、个案流行病学调查资料、定期随访/咨询记录、定期体检记录、抗病毒治疗情况等。 业务领域管理和技术操作流程相关资料：监测和检测、VCT、高危行为干预、抗病毒治疗、预防性治疗、关怀/支持/救助等原始记录和其他资料，可以在具体实施的部门或机构保存。 技术指导方案和培训教材等：各类现行的技术指导方案或手册等。 归