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第一章 总 则
为了保障深圳江铜营销有限公司业务有序进行,加强业务中货物仓储、物流的管理和风险防控,保障公司利益,结合业务实际情况,制定本管理办法。
本制度共分八章:(1)总则;(2)相关部门及其责任与义务;(3)仓储公司/仓库的选择;(4)货物出入库流程;(5)磅差管理;(6)库存管理;(7)盘点管理;(8)仓储公司/仓库的评价;(9)附件。
相关部门及其责任与义务
按照公司现有业务流程及相关组织架构,与公司的仓储业务有关的部门及其责任与义务如下:
商务运营部:负责仓储公司的选择、货物入库/出库安排、库存数量统计、组织定期对仓储货物进行盘点、出入库磅差的争议解决、办理期货交仓/库内货权转移/期货转仓单等手续、仓储相关费用的结算及对仓储公司的管理。
铜产品部:负责公司铜产品的采购/销售、给商务运营部下达铜产品出入库/期货交仓/交割/库内货权转移/期货转仓单的指令、参与铜产品的库存的盘点工作。
铅锌稀贵部:负责公司非铜产品的采购/销售、给商务运营部下达铜产品出入库/期货交仓/库内货权转移/期货转仓单的指令、参与非铜产品的库存的盘点工作。
计划财务部:负责安排仓储费用的支付、参与对仓库的定期盘点工作。
期货部:负责协助商务运营部办理仓储产品的期货转仓单手续。
第三章 仓储公司/仓库的选择
仓储公司/仓库的选择必须依据产品市场、交货地点/码头/口岸/车站的不同,按照就近原则选择,以节省货物短拨费用。
按照仓储产品的不同,优先选择具有相关资质的仓储公司/仓库,如上海期货交易所指定交割仓库、上海黄金交易所指定交割仓库等,保税仓库须有经海关批准成立的资质证书。
商务运营部应对仓库进行实地考察,了解其规模、储存条件、装卸/称重设备情况、管理状况等,对于之前从未合作过的仓储公司/仓库,相关业务部门业务员须一同陪同前往调研。
商务运营部根据搜集的资料填制《仓储公司/仓库审批表》,报部门经理、相关业务部门经理、直管领导审批,审批通过后方可签订仓储物流协议。
货物出/入库的运输服务原则上选择仓储公司/仓库的车队,如因价格或其他原因该仓库/仓储公司无法提供相关服务,需搜集专业运输公司资料,包括:营业执照、相关资质证书等上交部门经理及直管领导审批确认。
公司通过对相关仓储公司/仓库的审批后,由商务运营部与仓储公司/仓库签订仓储物流协议,协议原则上有效期为一年,到期后视具体情况决定是否续签,协议需以原件形式保存。
第四章 货物出入库流程
现货采购/销售出入库流程:
现货采购完成后,由商务运营部发送《入库指令》给仓储公司/仓库相关仓管人员,《入库指令》须包含但不仅限与以下信息:货物名称、规格型号、数量、净毛重、提单号吗(车皮号码)、到货口岸/码头、报关行联系方式等,以便仓管人员安排车辆提货入库。
仓库须有专门仓管人员负责联系车队、报关行安排提货入库,并负责在接收货物时对货物外观予以检查,确认货物外包装是否有破损;如是整车/整柜入库则须对车皮/货柜外观予以检查,确认是否有封条/封锁破损,如有异常,立即通知我司。
仓库仓管人员需对货物入库后安排过磅验收,将《入库验收单》传真给我司。如过磅数量与《入库指令》有出入,则应立即通知我司,以便我司做出安排。
商务运营部每周应统计各个仓库现货入库数量,制成相关报表发送给部门经理及业务部门经理,对于出现磅差/被盗的异常情况须在报表中予以说明。
现货销售完成后,相关业务员书面通知商务运营部安排出库(通知可以用邮件、短信代替,但不能用电话通知),商务运营部按照业务员通知的客户名称、产品规格、数量制作《发货通知》签名、盖章并传真给仓库。对于外销客户需要办理海关手续(如办理关封、出口报关等)的,须完成相关手续办理后方可安排发货。
仓库仓管人员收到我司的《发货通知》后,须第一时间安排车辆装货、发运,并将负责运输的车辆信息发给商务运营部,以便跟踪货物运输情况。货物送至客户后,须将客户仓库人员盖章/签字的《送货单》交回商务运营部,以便我司做好统计工作。
物权转移(含仓单)货物出入库流程:
业务员完成采购后,应书面通知商务运营部(通知可以用邮件、短信代替,但不能用电话通知),商务运营部在付款当日向仓库电话确认货物办理过户至我司名下,并最晚在第二天收到仓库传真的过户确认单据,并核对过户确认单上的货物品名、品牌、数量。
业务员销售货物后需放货,书面通知商务运营部(通知可以用邮件、短信代替,但不能用电话通知),由商务运营部相关人员填制《放货指令》,签字盖章,清楚明确的说明过户对象、需过户货物名称、批次、数量等,并由第三人审核签字后盖章传真至仓库,仓库在完成货物过户出我司名下后制作《过户确认》或《出库确认》传真至我司,作为物权已转移的凭证。
采购期货仓单过户入库的,如保留仓单的,在期货系统上确认仓单已转入我司名下即可,如需将仓单转为
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