电子文件管理及档案数字化讲述.ppt

电子文件管理及档案数字化 信息化处 刘兰娟 主要内容 一、电子档案管理 二、档案著录规范 三、档案数字化技术标准 四、电子档案备份体系建设 一、电子文件管理 1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 一、电子文件管理 2、电子文件的种类 文本文件(t)：文字文件、表格文件等。 通用格式：RTF、XML、TXT格式. 图像文件(v)：指用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件。 通用格式：JPEG、TIFF格式。 图形文件(g)：指采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件。 影像文件（v)：指用视频获得的文件. 通用格式：MPEG、AVI格式。 一、电子文件管理 2、电子文件的种类 声音文件(a)：通用格式：WAV、MP3格式。 数据文件(d)：指数据文件及相关辅助文件。 超媒体链结文件(0)：指采用WEB技术制作的浏览器文件。 程序文件(p)：指使用的商业或自主开发的系统软件、应用软件。 一、电子文件管理 3、电子文件的载体类型 （1）硬盘：适宜作为在线存储介质。 （2）光盘：适于存贮大容量的文件、档案和多媒体信息。 一次写入式光盘(CD-R、DVD-R)：适用于电子文件、档案信息的脱机存储 可擦写光盘(CD－RW、 DVD-RW)： ＊U盘、移动硬盘：不能作为长期保存数据记录的介质。 一、电子文件管理 4、电子文件的归档 （1）实行纸质文件和电子文件双套归档制度。 （2）归档要求： 齐全完整；真实有效；格式规范；一式三套；保管载体标准统一；经过整理。 （3）移交：填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，登记表一式2份，一份交形成单位，一份自存。 二、档案著录规范 一、文书档案案卷目录：（适用于传统方式组卷的文书档案） 1、全宗号：4位数码，例E036。 2、目录号：2位数字，不足添“0” 。 3、案卷号：，3位数字，不足添“0” 。 4、档号（案卷级）：全宗号-目录号-案卷号 二、档案著录规范 5、年度：4位数字。 6、题名（案卷级）：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字。 7、责任者：案卷责任单位。 8、文件起止时间：8位数字。例 9、控制标识：与卷内目录中最高控制级别一致 10、保管期限：永久、长期、短期。 二、档案著录规范 11、卷内文件份数：卷内实有文件的总件数，直接录入。 12、总页数：卷内实有文件的总页数，直接录入。 13、备注：注释卷内文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。 二、档案著录规范 二、文书档案卷内目录：（适用于传统方式组卷的文书档案） 1、略。 2、页号：为文件所在首页张页号，3位数字，不足前面添“0”占位。 3、档号(文件级)：全宗号-目录号-案卷号-页号. 4、卷内顺序号：2位数字，不足添“0”占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号。 一、档案著录规范 5、文件编号：由发文代字+年度+序号三项组成，例如：鞍档发［2003］4号。 6、题名（文件级）：即文件标题，最大长度为60个汉字。会议记录标应自拟题名，并外加[ ]。 7、文件所涉人名：涉及任免、奖励、处分、审查、其它（工资表、录用）等人名全部录入。 二、档案著录规范 8、责任者：文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字。责任者应按文件录全称。 9、文件形成时间：即文件的落款时间。8位数字，不足添“0”占位。 10、密级：未满30年的档案，按文件原有密级选择著录，无密级的不标注。 二、档案著录规范 11、控制标识： （1）会议记录为“控制A”；涉及人的审查、处分为“控制B”；党员和干部报表、统计数字、历次政治运动、本单位不宜对外公开的档案标注“控制C”。 （2）未满30年，标“控制”。 （3）已满30年的档案无密级又不属于控制A、B、C的标“公开”。 12、附件：录入所附带文件题名。 二、档案著录规范 三、文书档案归档文件目录（适用于新方法整理的文书档案） 1、全宗号：4位数码，例E036。 2、目录号：2位数字，不足添“0”。 3、档号：全宗号－保管期限代码-年度－盒号-件号 4、保管期限：著录或选择“永久”、“长期”、“短期”、“30年”、“10年”。 5、保管期限代码：著录或选择“Y(永久)”、“C(长期)”、“D(短期)、30（30年）、10（10年），与保管期限相对应”。 二、档案著录规范 6、分类号：按问题组卷分类的单位，分类号用2位数字表示，例如：党群01、行政02、业务03；按机构组卷分类的单位，分类号用3位数字表示，例如：办公室001、业务处002、教育处003等。 7、分类名称：是指分类方案类目的机构（问题）名称，