制药行I业OA案例.docxVIP

基本信息制药行业近年来处于一个高速发展的时期，制药企业的生产和销售情况有了很大的增长,这些情况的变化对管理提出了更高的要求。另外，很多部门先后都采用各种相互独立的应用系统（文档管理，人事管理，销售管理等），在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道。孤岛的存在阻碍了企业运作效率的继续提升，也制约了企业整体执行力的提升。为此，某制药业老总亲自责令计算站信息化小组，首先从提升企业内部基础管理入手，实施协同办公平台系统。根据某制药企业特点，双方组成了一支高效的项目组队伍。项目组由项目经理、销售经理及客服经理、技术工程师四位人员组成；制药公司项目组则由计算站主任作为项目负责人，由具有15年信息化建设经验的信息化专员担任系统管理员、还有经验丰富的协助管理员。项目实施工作从共耗费14个工作日，其中现场实施14个工作日，远程实施0个工作日，项目验收合格。项目管理药业公司实施协同办公平台的主要为了解决内部沟通、企业文化建设平台、信息共享、审批流程以及内部工作管理，特别是审批，公司特别购买了电子签章，以提高领导的审批效率。整个项目实施分为四个阶段: 项目规划阶段、系统建设阶段、系统培训阶段、试用推广阶段。规划阶段：首先确认了双方项目组成员，就项目展开讨论，会议上介绍了实施方法，实施具体阶段，在讨论过程中也了解到了项目的紧急性和各部门责任相互推诿的实况，决定主动到各业务部门进行数据调研，并形成书面的流程文档要其签字确认。文档内容包括：审批流程图、各步骤流程说明以及流程对应的模板。该阶段花费时间相对较长，但却为系统建设阶段争取了时间，避免了流程的二次修改。系统建设: 建设阶段比较顺利，客户项目经理发动了计算站的另外两个成员一起协助平台系统管理员，三天时间就将所有静态数据和动态流程数据进行设置完毕。平台审批流程近40个，一一进行录入，前期开放约30个流程，相对复杂的流程会放在推广正式使用后启用。以循序渐进的进行有效推广。培训阶段: 培训之后进行在线考核以强化培训.效果明显,又增加了客户对培训效果的认同感.另外以点到面的培训,着重将知识转移给了系统管理员黄罡和陆海莲。且在培训阶段首次加入了系统管理员考核和全员在线考核内容，加大了强化培训力度。此得到了计算站主任钱珉的首肯。验收和推广阶段：协助客户整理出了符合企业特点的平台使用制度和规范。在整个实施过程中，按照精确到每一天的计划，每日进行工作确认。由于是奥运期间，短信猫和电子签章邮寄客户现场时间比较晚，比预计的实施周期12天，推迟延长了2天，共计14个工作日。通过实施，客户逐步享受到了精确管理理念，责任明确，员工快乐交流、信息可以得到及时共享。 应用特点通过前期的实施和知识转移，某制药企业已经在内部推广使用了网络寻呼和论坛、日记管理、信息发布、流程审批、知识管理等模块。网络寻呼：解决客户原来交流不畅、沟通痕迹无法追溯、责任不明确的问题内部论坛：间接的内部交流平台被广泛使用，成为内部人员各抒己见的交流阵地。工作日记：工作日记从系统培训阶段部分领导就要求其下属每天登记自己的当天工作情况和工作体会，并进行“领导批示”解决了领导对员工工作过程控制的问题，也给员工和领导之间提供了工作交互的平台。信息发布：以分管领导的原则进行门户分配。方便分管领导在不切换门户的情况下对分管工作的查看或检查。工作审批流程：提高了工作审批的效率，也打破了审批中的“黑箱”现象！组织更加高效！知识管理：为公司提供了企业文化展示平台，便于公司进行知识的积累和沉淀，着力打造创新的知识管理平台。人力资源：平台操作培训考核：培训结束后进行平台在线考核，成绩斐然。并根据考核结果进行平台强化培训指导。推广策略在本项目实施中了使用了火车头（一把手）策略，携计算站主任同公司老总进行推广的交流，老总非常重视该项目，他希望通过本次OA的实施，能提高工作效率、减少管理内耗。实施前，特地组织召开了总裁参与的项目启动会，以增强各部门的重视程度，提升配合度，为实施的顺利进行做了保障。在数据调研阶段对每个流程与其相应部门负责人进行说明和签字确认且形成文档装订，以避免平台流程的反复修改确认。培训阶段以点对面式培训，对系统管理员进行重点培训，使其熟练掌握平台；尤其值得推崇的一点是：培训、实践同时与考核相结合策略，在培训后增加了平台在线考核环节，不仅使得培训效果加以强化，同时真正实现系统功能的学以致用。在整个推广阶段，远程电话每周进行跟进；项目采取了逐个模块先易后难的推广策略，工作流从日常频繁使用的模块逐渐过渡到偏业务性办公流程的方式循序渐进。六、案例总结在实施经验方面，项目实施人员在实施阶段的每个环境进行的都比较循规蹈矩，踏踏实实，特别是对数据调研的流程签字确认，对每个流程均进行“流程图＋流程步骤