对账开票业务蓝图设计文档讲述.doc

ERP/SAP 业务蓝图 财务管理 ( FI)模块 对账开票流程 流程代码:FI-11-02 文档历史 文档更新、确认和批准 更新记录： 修改人 修改日期 修改内容 文件版本 该文档需要以下人员确认： 姓名 签名 日期 该文档需要以下人员批准： 姓名 签名 日期 图标说明 流程开始, 流程结束 在SAP中操作的流程步骤. SAP以外操作的流程 SAP内业务操作判断, SAP以外业务操作判断 流程连接 SAP内文档及报表, SAP以外文档及报表 概述 本流程适用于零售客户对账开票业务处理。对账业务发生在交货流程POD处理完成之后，由现代渠道应收账款管理模块会计专员从客户处取得对账信息（如品类、数量、单价等）后，将SAP系统交货信息下载至EXCEL，在EXCEL中完成数据处理，如果存在数量差异则直接通知业务部门修改。将处理后的对帐信息按照系统固定的格式导入SAP系统中，生成对账差异表，并打印此报表进行审批。待差异得到领导审批后再进行差异处理（借贷项凭证），处理完成后再在系统中开具销售发票。即按照客户收货信息对集团实际交货开具发票，同时产生应收账款。 目的：取出SAP系统实际交货数据，在系统外进行对账处理。将最终差异传回系统，作为差异调整依据。 流程关键信息 业务流程定义： 流程编号: ERP-FI-11-02 适用范围： 1.使用公司 集团总部及销售型分子公司 2.核算组织 集团需要独立核算的核算组织 流程关键信息： 关键控制点： 实际交货信息与客户收货信息的对应关系（客户采购订单号码） 差异处理的时效性 控制人员/部门: 现代渠道应收款会计师、现代渠道应收款助理会计师、销售型分子公司会计专员、直营会计专员/财务部 2.3详细描述： 2.3.1对账开票的定义： 对账开票是指，根据实际交货信息开具销售发票，在开具SAP系统发票时需要先核对零售客户提供的实际结算数据是否与集团SAP系统结算数据一致，如果数据存在差异，将审核并调整差异，待审核完毕根据双方认可的数据开具VAT销售发票至零售客户，并确保开票信息与客户确认后的结算信息一致，以便后续收款核销。 2.3.2对账开票的作用： 1、核对与零售客户结算信息是否一致，避免开具的增值税发票被零售客户退票。 2、保证应收帐款和当期销售收入的准确性。 2.3.3对账开票的范围： 1、集团经营范围内所有需要开具增值税发票的零售客户 2.3.4对账开票数据的来源： 零售客户对账单：通过零售客户网上系统下载、传真、自取等不同方式取得零售客户对账结算信息； 直营办销售结算信息：SAP系统中自动取数； 经销商代配送销售结算信息：外围订单系统（现代渠道补货订单系统）取数； 2.3.5对账开票审批： 此审批只是针对零售客户结算数据错误产生的差异处理进行审批，差异为集团销售结算信息与零售客户销售结算信息对比差异，需经过现代渠道应收账款管理会计人员对差异结果进行打印，提交至现代渠道应收账款管理财务经理审核，财务部总监对差异进行批准，后才能在SAP系统中做借贷项凭证进行差异调整。 未来流程（To-Be） 流程说明 序号 事件处理 说明 人员职责 发生时点 是否在SAP中处理 1 下载对账数据 将SAP中的销售结算数据下载至EXCEL，通过零售客户对账信息进行比对 现代渠道应收账款管理会计人员 需要对账时 是 2 处理对账数据 比对零售客户对账结算信息同SAP销售结算信息 现代渠道应收账款管理会计人员 零售客户对账时 否 3 分析对账差异 先判定对账差异是原因还是零售客户原因 现代渠道应收账款管理会计人员 发现结算信息差异时 否 4 零售客户对账结算数据错误 如果判定是零售客户对账结算数据错误，则需要分析是否本月能够处理。如果本月能够处理完成，则等到差异处理完成后在检查对账数据；如果本月不能处理，则先进行差异备案，后进入索赔处理，同时将我方数据修改同卖场数据一致。 现代渠道应收账款管理会计人员 零售客户对账结算数据存在差异时 否 5 对账结算数据存在差异时 如果是对账结算数据存在差异，先判断是数量差异还是价格差异。如果是数量差异，先判断是直营还是经销商代配送处理，直营办处理，则通知物流仓库进行POD处理调整，如果为经销商导致的数量差异，则通知直营物流开单员或经销商对差异进行处理。如果是价格差异，则直接进入差异报表处理，待审批后做借贷项凭证调整 现代渠道应收账款管理会计人员 对账结算数据存在差异时 否 6 查询差异处