时间管理培训 I解读.pptVIP

用站立的方式使所有的偶然碰面变得简短—这样可以尽快脱身 我越是拖着不清理你的办公桌，清理工作就变得越困难，而且越会耽误你的时间。 保持办公桌清洁可以保证对时间的良好利用。有效地使用办公桌会使你更有条理，并能更迅速地找到东西。 注意每天都清理，不要将乱摊子留到明天。 不妨把你的办公桌想象成一条流水生产线。原材料（大多是纸张）从一端进入，经由机器（你的头脑）处理，再送入下一道工序。生产制造过程中的保障体制也适用于办公桌。这就是说，你应该知晓文件的紧急程度以及该把它们送往何处。文一送来先大致浏览一下，如果事情紧急，立刻处理或委派下去；不紧急并且需要其他资料才能处理的文件，放入待处理文件框，其他不紧急的文件下次审阅时再处理。 在会议中浪费时间，损失的不仅是你和与会者的时间，要是把与会者的薪水都算进去，会议的金钱代价也十分可观的。因此决不要把时间赔在不必要的会议，混乱的会方和无法达到预期目标的会议上。不要容忍冗长离题的讲话，或者没完没了的总结发言。所以主持会议者应有责任发现问题，使会议按计划进行。 充分了解自己，增加个人能力，提高工作效率达到时间的更高效利用，从而创造更多的时间做好更多的事情。 每个人的精力状况都有一定的节律性，它决定了人的体力和脑力状况有规律地出现高峰和低谷。知道了自己的个体节律，就可以根据它来安排工作，否则它会妨碍你的工作。 你的水平发挥取决于你的精力是否充沛，为了高效地安排工作负荷你需要了解自己身心每天所遵循的节律。 每天安排一些放松时间是很重要的，因为你的注意力水平和工作效率会随着你的疲倦而下降。根据个人的工作方式，将休息时间安排在精力不济之时，记住普通人只能不间断地高度集中注意力工作一小时。 * 改善管理习惯—自我约束 处理电话干扰 应付不速之客 改善拖延的习惯 整理文件 有效地进行会议 * 有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话 集中打电话。如果一个号码占线，试完其他号码再重拨 按照一定的优先顺序打电话 掌握并主导交谈 简短，节省自己和他人的时间 * 有效地接听电话 让秘书先处理，减少不重要的电话 询问需要多长时间 转给可以处理的人 集中精力，有效聆听 控制接听时间 留言电话 * 结束电话 在我走之前，还有什么需要讨论的吗？ 我有一个电话要接，以后再回电给你行吗？ 进一步的问题可以下次再谈 我得去开会了，老板在等我呢 我得走了，同事正招呼我呢 * 如何应付不速之客? 秘书安排 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 “正在开会，谢绝打扰” * 如何改善拖延的习惯? 工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零 * 备忘录和宣传品放在电脑上 重要联系人名单贴在电脑上 电话机被纸张淹没了 废纸溢出未清理 废纸撒落在地上 阅读文件塞入文档中被遗忘了 文件数量在膨胀，却未随时更新 文件柜中充斥着无关的资料 整理文件--从清理办公桌开始 * 只打开正在使用的文件 发函文件经常清理 只保留当前的来函文件 文件都是最新的 最频繁使用的文档极易拿到 电话伸手可及 常用文档靠近办公桌 无用的东西及时清除 清理办公桌 * 处理文件 紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉／存档已处理文件 * 如何有效进行会议? 没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动 * 掌握时间管理要诀--开发时间领域 * 开发时间领域 提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率，授权 定时运动，适时正确地摄取营养，保持健康 增广见闻，拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间 * 根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间，了解它们持续的时间长度 将要求最高的重要任务，安排在每天体力和脑力的高峰期 将休息时间安排在精力不济之时，以重新振作 将不重要的工作放在精力低谷期 * 要做什么？-可以不做？/可以授权？ 按先后排序－轻重缓急？ 分配时间 按计划行动－自我约束 评估工作及时间效益 时间管理的步骤 * 时间管理一些值得注意的要点 遵循20/80法则 记住帕金森定律 （Parkinsons Law） 把不太重要的事集中起来办 避免将整块时间拆散 4D原则 * 4D原则 Do it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Don’t do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效